領収書がない支出は、会社の消費税でどう扱われる？
| 支出の例 | 保存が必要なもの | 根拠 |
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| 電車・路線バス・定期航路の船の運賃（1回の取引が税込3万円未満） | 帳簿のみ（「3万円未満の鉄道料金」など特例に当たる旨を記載） | 国税庁 No.6496、インボイスQ&A 問105・問110 |
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| 上と同じ運賃で、1回の取引が税込3万円以上 | 原則として帳簿と領収書など（適格請求書） | インボイスQ&A 問43・問105 |
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| タクシー・飛行機 | 帳簿と領収書など（公共交通機関の特例の対象に挙げられていない） | インボイスQ&A 問42 |
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| 自動販売機での購入（税込3万円未満） | 帳簿のみ | 国税庁 No.6496 |
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| 従業員に支給する出張旅費・宿泊費・日当（通常必要な範囲） | 帳簿のみ（実費精算でも同じ） | 国税庁 No.6496、インボイスQ&A 問107 |
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| 上のどれにも当たらない経費 | 帳簿と領収書・レシートなど | 国税庁 No.6496 |
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会社（消費税の課税事業者）が仕入税額控除を受けるときの扱いです。基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者は、2023年10月1日から2029年9月30日までの税込1万円未満の支出について、帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けられる経過措置もあります（国税庁 No.6496）。3万円以上の鉄道運賃でも、適格簡易請求書の記載事項（取引年月日を除く）が書かれた乗車券が回収される場合は、帳簿のみで足ります（インボイスQ&A 問105）。
データで受け取った領収書の保存のしかた
- メールに添付されたPDF、通販サイトからダウンロードした領収書、クレジットカードの利用明細データ、スマホ決済アプリの利用明細は、どれも電子取引に当たります（国税庁 一問一答【電子取引関係】問5・問8）。
- 電子取引のデータは、データのまま保存します。タイムスタンプ、訂正・削除の記録が残るシステム、訂正・削除の防止に関する事務処理規程のいずれかで改ざんを防ぎ、検索できる状態で保存することが求められます（同 問30）。
- 国税庁は、ファイル名を「20210131_㈱霞商店_110000」のように日付・取引先・金額で付け、取引先別や月別のフォルダに入れ、事務処理規程を備え付ける方法を例として示しています（同 問19）。
- 従業員がスマホなどで受け取ったデータも、会社の電子取引です。会社が集めて保存するのが望ましく、集めるまでの間は、日付・金額・取引先で探せるよう会社が保存状況を管理しておく方法も認められています（同 問12）。
経費精算書が必要になる場面
- 取引先への訪問や外回りで、電車・バス・タクシー代を自分で払ったとき
- 会議用の弁当や事務用品など、急ぎで必要なものを自分のお金で買ったとき
- 出張の前に受け取った仮払金を、実際にかかった費用と精算するとき
- 月末などの締め日に、その月に立て替えた分をまとめて請求するとき
経費精算書に書く項目
| 項目 | 書き方のポイント |
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| 申請日・精算する月 | いつ提出し、何月分の経費かを書きます。締め日がある会社では、締め日ごとに1枚にまとめます。 |
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| 所属・氏名・社員番号 | 払い戻す相手を特定するための情報です。氏名の横に押印します。 |
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| 日付 | 実際に支払った日です。領収書やレシートの日付と合わせます。 |
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| 区分（勘定科目） | 旅費交通費・会議費・交際費・消耗品費など、会社の経理で使う科目名に合わせます。 |
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| 内容 | 支払先と目的です。電車代は「本社〜横浜 往復」のように区間を、会食は相手先と人数を書きます。 |
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| 領収書 | 紙の領収書・レシートがあるか、データで受け取ったか、受け取れなかったかを示します。 |
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| 金額・合計 | 税込の支払額とその合計です。仮払金を受け取っていれば、差し引いた支給額か返金額も書きます。 |
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| 承認欄 | 上司と経理が確認したしるしに押印します。 |
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経費精算書の書き方
- 「書類の種類」で経費精算書か仮払金精算書を選び、申請日、精算する月、所属、社員番号、氏名を入れます。
- 明細に、1行に1件ずつ「日付 / 区分 / 内容 / 金額 / 領収書」の順に入力します。日付は「10.3」のように点で区切ります（「/」は項目の区切りに使うため）。領収書は「有」「無」「電子」のいずれかで、省略すると「有」になります。
- 合計と区分ごとの集計が自動で表示されます。仮払金を受け取っている場合は金額を入れると、支給額か返金額が計算されます。
- 「自動チェック」で、領収書のない支出や、データで受け取った領収書の扱いを確認します。
- 印刷して押印し、領収書・レシートを添えて提出します。Excelで保存すると、金額を直したときに合計も計算し直されます。
経費精算書の注意点
- 電車・バスなどの運賃は、1回の取引が税込3万円未満なら、領収書がなくても帳簿への記載だけで会社は仕入税額控除を受けられます（国税庁 No.6496）。帳簿には「3万円未満の鉄道料金」のように特例に当たる旨を書くとされているので、内容欄には区間と目的を具体的に書いておきます（インボイスQ&A 問110）。
- 3万円未満かどうかは、切符1枚ごとではなく1回の取引の税込金額で判定します。4人分の新幹線の切符をまとめて買えば、4人分の合計で判断します（インボイスQ&A 問43）。
- 宛名が自分の名前になったレシート（適格簡易請求書）でも、会社が従業員名簿などをあわせて保存していれば、そのレシートで会社は仕入税額控除を受けられるとされています。名簿などがなく本人を特定できないときは、立替金精算書もあわせて必要です（国税庁「多く寄せられるご質問」問⑩）。
- 1枚のレシートに私用の買い物が混ざっているときは、仕事で使った分だけを計上し、内容欄に「〇〇分のみ」と書いて、対象の品目に印を付けたレシートを添えます。
- 接待の飲食代は、日付、相手の会社名・氏名と関係、人数、店名と所在地を内容欄か備考に書いておきます。法人では、1人あたり10,000円以下の飲食費は、こうした事項を書いた書類を保存すれば交際費から除かれます。社内の人だけの飲食は対象外です（国税庁 No.5265）。
関係する法令
- 消費税法第30条
- 仕入税額控除を受けるには、帳簿と請求書等の保存が必要です。請求書等の交付を受けることが困難な場合など政令で定める場合は、帳簿の保存だけで足ります（第7項）。3万円未満の公共交通機関の運賃や、従業員に支給する通常必要な出張旅費などがこれに当たります（国税庁 No.6496）。
- 電子帳簿保存法第7条
- 所得税（源泉徴収に係るものを除く）と法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合、財務省令で定めるところにより、その取引情報に係る電磁的記録を保存しなければなりません。正式な法律名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
経費精算書のよくある質問
電車代は領収書がなくても精算できますか？
会社の経理規程で認められていれば精算できます。1回の取引が税込3万円未満の電車代なら、会社は帳簿への記載だけで消費税の仕入税額控除を受けられます（国税庁 No.6496）。内容欄に区間・目的・往復かどうかを書いておきます。
領収書をなくしたら、経費精算できませんか？
精算できるかどうかは会社の経理規程によります。再発行を頼めるなら頼み、できなければ、支払った日・支払先・金額・内容を書いて上司に事情を説明します。消費税の仕入税額控除では、3万円未満の電車・バスの運賃などを除き、原則として領収書などの保存が必要です（国税庁 No.6496）。
データで受け取った領収書は、印刷して経費精算書に貼ればいいですか？
印刷して添えるのは構いませんが、それとは別にデータの保存が必要です。電子取引で受け取った領収書を印刷した紙は、税法上の保存書類として扱われません（国税庁 一問一答【電子取引関係】問5・問31）。
経費精算書と仮払金精算書は何が違いますか？
経費精算書は、先に自分で立て替えた費用を後から請求する書類です。仮払金精算書は、出張などの前に会社から受け取った仮払金と、実際にかかった費用との差額を精算する書類です。このページでは仮払金を入れると、差額の支給額か返金額を自動で計算します。
出張の日当や宿泊費も経費精算書で請求できますか？
会社の旅費規程に沿って請求します。従業員に支給する出張旅費・宿泊費・日当のうち通常必要と認められる部分は、会社は帳簿への記載だけで仕入税額控除を受けられます（国税庁 No.6496、インボイスQ&A 問107）。出張の内容と旅費は、出張報告書にまとめて報告することもできます。
経費精算書はいつまでに出せばいいですか？
会社が決めた締め日までに出します。提出期限を定めた法律はないので、経理規程や上司に確認します。何か月分もまとめて出すと、日付や領収書の確認に手間がかかるため、締め日ごとに出すのが確実です。
内容の最終確認日：2026年10月21日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。
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