相手別・送る時期と書き方の違い
| 相手 | 送る時期の目安 | 入れたいこと |
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| 社内一斉（部署・全社） | 最終出社日の夕方ごろ | 退職の報告、在職中のお礼 |
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| 上司 | 最終出社日（一斉メールとは別に） | 指導へのお礼、印象に残っている言葉 |
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| 同僚・チーム | 最終出社日 | 一緒に働けた感謝、引き継ぎの問い合わせ先 |
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| 取引先 | 引き継ぎに入る前（時期は上司と相談） | 退職の報告、後任者の紹介、お礼 |
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| チャット・LINE | 最終日の前後 | 短いお礼と「これからもよろしく」の一言 |
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一般的な目安です。会社として退職の公表時期や連絡のしかたを決めている場合は、それに従ってください。
件名の例
- 退職のご挨拶（営業部 山田太郎）
- 【ご挨拶】最終出社日のご報告（営業部 山田）
- 退職のご挨拶と後任者のご紹介（株式会社〇〇 山田）
- 退職のご挨拶とお礼（山田）
退職の挨拶に書かないほうがいいこと
- 会社や上司、仕事への不満
- 病気や家庭の事情などの詳しい中身
- 転職先の社名や条件（取引先に送るときは特に注意）
- 社外秘の情報や、ほかの人の個人的なこと
- 「やっと辞められます」のように、皮肉に受け取られかねない表現
はがき・封書の退職挨拶状との違い
メールは最終出社日の前後に送るのに対し、はがきや封書の挨拶状は、退職してから1か月以内を目安に相手の手元に届くように送るのが一般的です（日本郵便）。挨拶状では「拝啓」「敬具」などの頭語・結語と時候の挨拶を使い、日付は退職日ではなく投函する日を書きます。
こんなときに
- 最終出社日に、部署やチーム全体へまとめてお礼を伝えたいとき
- 直属の上司や、特にお世話になった先輩に個別でお礼を伝えたいとき
- 担当している取引先に、退職と後任者を知らせたいとき
- 社内チャットや親しい同僚とのLINEで、短く気軽に伝えたいとき
- 退職の挨拶に返信をもらい、あらためてお礼を返したいとき
文面に入れる内容
| 項目 | 書き方のポイント |
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| 件名 | 「退職のご挨拶（営業部 山田）」のように、開かなくても退職の挨拶だと分かり、誰からかも分かる件名にします。 |
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| 退職の報告 | 最終出社日を書きます。社内向けを当日に送るなら「本日が最終出社日となりました」で伝わります。 |
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| 退職理由 | 書かなくても失礼にはあたりません。書くなら「一身上の都合により」程度にとどめます。 |
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| 感謝の言葉 | 在職中のお礼です。一緒に取り組んだ仕事など、具体的な思い出をひと言添えると気持ちが伝わります。 |
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| 後任者（取引先向け） | 後任者の名前と部署、引き継ぎが済んでいることを伝えると、相手が安心できます。 |
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| 今後の連絡先 | 書くかどうかは任意です。退職後も付き合いを続けたい相手にだけ伝える方法もあります。 |
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| 結びの言葉 | 相手の健康や活躍、会社の発展を祈る言葉で締めくくります。 |
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使い方
- 「相手」で、社内一斉・上司・同僚やチーム・取引先・チャットやLINEのどれに送るかを選びます。
- 最終出社日、退職理由の書き方、文体（ていねい／やわらかめ）を選びます。
- 自分の名前と所属を入れます。取引先あてなら、自分の会社名と後任者も入れます。今後の連絡先は、伝えたい場合だけ入れます。
- 右（スマートフォンでは下）に出た文面から、使いたいものの「コピー」を押し、メールやチャットに貼り付けます。黄色の「〇〇」の部分は、自分の言葉に書き換えます。
- 社内向けは最終出社日の業務が落ち着いた時間に、取引先には引き継ぎに入る前に送ります。
書くときの注意点
- 社内向けの一斉メールは、最終出社日の夕方など、業務が一段落した時間に送るのが一般的です。返信を読んでお礼を返す時間も残しておきましょう。
- 取引先に退職を知らせる時期は、上司と相談して決めます。後任者を紹介し、引き継ぎに不安がないことを伝えるのが基本です。
- 社外の複数の相手に一斉に送るときは、ほかの人のメールアドレスが見えないよう、宛先をBCCにするか、1件ずつ送ります。
- 不満や退職の詳しい事情、転職先の社名などは書きません。伝える必要がある相手には、直接話せば十分です。
- 個人の連絡先を書くかどうかは慎重に決めます。社内一斉メールではなく、親しい人に個別に伝える方法もあります。会社のメールで私的な連絡先を送ってよいか、社内のルールも確かめておきましょう。
- 送別会や寄せ書き、餞別をいただいたら、最終日までにお礼をひと言伝えます。
- はがきや封書で退職の挨拶状を送るなら、退職してから1か月以内に届くようにするのが一般的です（日本郵便）。
退職の挨拶（メール・メッセージ）のよくある質問
退職の挨拶メールはいつ送ればいいですか？
社内向けは最終出社日に送るのが一般的です。業務が落ち着いた夕方ごろに送ると、返信へのお礼も返せます。取引先には後任者への引き継ぎがあるため、最終出社日より前に知らせ、最終日にあらためてお礼を送ることもあります。
退職理由は書いたほうがいいですか？
いいえ、詳しく書く必要はありません。書くなら「一身上の都合により」程度にとどめます。日本郵便の退職挨拶状の解説でも、退職理由は詳しく書かなくてよく、自己都合なら「一身上の都合により」とするのが一般的としています。
退職の挨拶メールに返信は必要ですか？
受け取った側の返信は必須ではありませんが、お世話になった相手には短くお礼を返すと喜ばれます。送った側は、もらった返信に最終日のうちにお礼を返せると丁寧です。このページの「返信をもらったときのお礼」の文面が使えます。
件名はどう書けばいいですか？
「退職のご挨拶（部署名 氏名）」のように、内容と差出人がひと目で分かる件名にします。取引先には「退職のご挨拶と後任者のご紹介（会社名 氏名）」とすると、後任者の案内があることも伝わります。
取引先への挨拶では何を伝えればいいですか？
退職の報告とお礼、後任者の名前と引き継ぎが済んでいること、今後の窓口の3つです。日本郵便の退職挨拶状の解説でも、社外の相手には後任者を紹介し、引き継ぎが円滑に行われていることを伝えると安心感を与えられるとしています。
LINEやチャットで退職を伝えても失礼になりませんか？
ふだんからLINEやチャットでやり取りしている相手なら、問題ないと考えるのが一般的です。ただし、上司や取引先には、メールや直接の挨拶を基本にしましょう。
内容の最終確認日：2026年10月15日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。
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