공문 작성법: 날짜 표기·항목 기호·붙임과 "끝." 표시 규칙

공문 한 장은 두문, 본문, 결문으로 나뉜다

행정기관의 공문은 행정업무규정 시행규칙이 정한 기안문 서식을 따릅니다. 위에서부터 두문, 본문, 결문 세 부분으로 나뉘는데, 칸마다 무엇이 들어가는지만 알아도 서식의 절반은 이해한 셈입니다.

수신란에는 받는 기관 이름을 쓰고, 이어서 괄호 안에 실제로 일을 처리할 부서장을 적습니다. "○○시장(교통정책과장)"처럼 쓰고, 처리 부서를 모르면 "(○○업무담당과장)"처럼 적어도 된다고 시행규칙에 나와 있습니다. 받는 쪽이 분명해야 문서가 엉뚱한 부서를 돌다가 늦게 처리되는 일이 줄어듭니다.

날짜와 시간, 금액을 숫자로 쓰는 방식

행정업무규정 제7조는 날짜를 숫자로 쓰되 연·월·일 글자를 빼고 그 자리에 온점을 찍도록 합니다. 시간 역시 24시각제 숫자로 쓰고 시와 분 사이에 쌍점을 찍습니다. 조문만 읽으면 단순한데, 막상 써 보면 띄어쓰기와 0 표기에서 헷갈리기 쉽습니다.

날짜의 온점은 연·월·일 세 글자를 대신하는 것이라 마지막 "일" 자리의 온점까지 세 개를 모두 찍습니다. 월과 일 앞에 0을 채워 "09"로 쓰는 방식은 정부가 안내하는 표기와 다르니 "9."처럼 한 자리로 씁니다. 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로, 용지는 가로 210mm, 세로 297mm인 A4를 기본으로 합니다.

항목 기호는 여덟 단계, 들여쓰기는 2타씩

내용을 여러 항목으로 나눌 때는 상위 항목부터 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 순서로 씁니다(시행규칙 제2조). 숫자와 한글이 번갈아 나오고, 온점이 붙은 것 → 오른쪽 괄호만 있는 것 → 양쪽 괄호로 감싼 것 순서로 한 단계씩 내려간다고 기억하면 쉽습니다. 필요하면 □, ○, -, ㆍ 같은 특수 기호도 쓸 수 있습니다.

1. 첫째 항목 기호는 왼쪽 기본선에서 바로 시작합니다.
2. 둘째 항목부터는 바로 위 항목보다 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작합니다.
3. 항목 기호와 내용 사이는 1타를 띄웁니다.
4. 한 항목이 두 줄을 넘기면 둘째 줄은 내용의 첫 글자에 맞추는 것이 원칙이고, 왼쪽 기본선에서 시작해도 됩니다. 어느 쪽이든 한 문서 안에서는 통일합니다.
5. 항목이 하나뿐이면 기호를 붙이지 않습니다.

들여쓰기 규칙은 행정안전부가 펴낸 행정업무운영 편람에 실린 내용입니다. 놓치기 쉬운 건 마지막 규칙입니다. "1. 행사 개요" 아래에 "가."만 하나 있고 "나."가 없다면 "가." 기호를 떼고 그냥 문장으로 이어 쓰면 됩니다.

붙임과 "끝." 표시

첨부물이 있으면 본문이 끝난 다음 줄에 "붙임"이라고 쓰고 첨부물의 이름과 수량을 적습니다. 첨부물이 두 가지 이상이면 1., 2.처럼 항목을 나눕니다(시행규칙 제4조 제4항). 편람 예시를 옮기면 아래와 같고, ∨ 하나가 한 타(스페이스 한 번)입니다.

• 첨부물이 하나일 때: 붙임∨∨○○○ 계획서 1부.∨∨끝.
• 첨부물이 둘 이상일 때: 첫 줄에 "붙임∨∨1.∨○○○ 계획서 1부."를 쓰고, 다음 줄의 같은 위치에 "2.∨○○○ 명단 1부.∨∨끝."을 씁니다.

"끝." 표시는 본문의 마지막 글자에서, 붙임이 있으면 붙임 표시의 마지막 글자에서 한 글자(2타)를 띄우고 씁니다. 시행규칙 조문에는 "끝" 표시라고만 적혀 있지만 편람 예시는 마침표까지 찍어 "끝."으로 씁니다.

• 본문이나 붙임이 오른쪽 끝선에 닿아 끝났다면 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 글자를 띄우고 "끝."을 씁니다.
• 본문이 표로 끝나고 표의 마지막 칸까지 채웠다면 표 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자를 띄우고 "끝."을 씁니다.
• 표의 중간에서 내용이 끝났다면 "끝."을 쓰지 않고, 마지막으로 채운 칸의 다음 칸에 "이하 빈칸"이라고 적습니다.

예시 한 장으로 보는 본문

문장을 다듬을 때는 규정이 요구하는 방향을 먼저 떠올리세요. 행정업무규정 제7조는 문서를 어문 규범에 맞게 한글로 쓰되 뜻을 정확히 전하려면 괄호 안에 한자나 외국어를 함께 적을 수 있게 하고, 일반화되지 않은 약어와 전문용어는 피하라고 합니다. 사내에서만 통하는 줄임말이나 영문 약어는 바깥으로 나가는 문서에서 풀어 쓰는 게 맞습니다.

회사 공문에 옮겨 쓸 때

행정업무규정은 중앙행정기관과 그 소속기관, 지방자치단체의 기관, 군의 기관에 적용됩니다. 회사나 단체가 이 규정을 지켜야 할 의무는 없습니다. 그래도 관공서나 협력사와 문서를 자주 주고받는다면 같은 형식을 쓰는 쪽이 서로 읽기 편합니다.

1. 문서번호와 날짜"경영지원팀-2026-041"처럼 부서, 연도, 일련번호를 조합해 번호를 매기고 발송 대장에 적어 둡니다. 날짜는 "2026. 9. 25."로 씁니다.
2. 수신과 참조받는 회사와 담당 부서를 쓰고, 담당자를 알면 참조란에 이름을 적습니다.
3. 제목"2026년 4분기 납품 단가 조정 안내"처럼 무슨 일인지와 문서 성격(안내, 요청, 회신)이 함께 드러나게 씁니다.
4. 본문첫 항목에 관련 근거(계약서, 앞서 받은 공문 번호)를 밝히고 알리는 내용, 요청 사항, 회신 기한을 차례로 씁니다.
5. 붙임과 끝첨부 자료의 이름과 수량을 적고 두 칸 띄워 "끝."으로 마무리합니다.
6. 발신 명의와 직인회사명과 대표자 직함·성명을 쓰고 직인을 찍습니다. 성명의 마지막 글자가 인영 가운데 오게 찍으면 행정기관 방식과 같습니다.

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회사 안에서 결재를 거쳐 발송하는 구조라면 공문 초안을 기안서에 붙여 승인을 받은 뒤 보냅니다. 보낸 공문은 번호순으로 사본을 모아 두고, 이메일로 보냈다면 발송 기록도 함께 남겨 두세요. 상대가 받지 못했다고 할 때 확인할 근거가 됩니다.