공문 양식

공문 작성 예시

1. 문서번호이렇게 씁니다"○○상사-2026-031"이유내용이 같아도 거래처마다 따로 만들고 032, 033처럼 번호를 이어 붙입니다. 어느 곳이 언제 받았는지 발송 대장에서 한 줄씩 확인할 수 있습니다.
2. 참조이렇게 씁니다"재무팀장"이유대금을 실제로 보내는 곳은 재무·회계 부서입니다. 평소 연락하던 구매 담당자만 적으면 지급 담당자에게 늦게 전해져 옛 계좌로 돈이 나갈 수 있습니다.
3. 제목이렇게 씁니다"납품 대금 입금 계좌 변경 안내 및 확인 요청"이유알리고 끝나는 일이 아니라 상대 회사의 지급 계좌 등록까지 바뀌어야 하는 일이라서, 확인을 부탁한다는 점을 제목에 함께 넣습니다.
4. 본문 1항이렇게 씁니다"1. 관련: 물품공급계약서(2025. 3. 2. 체결) 제5조(대금 지급)"이유계약서에 적힌 지급 계좌를 바꾸는 통지이므로 어느 계약의 어느 조항에 관한 일인지 맨 앞에서 밝힙니다.
5. 본문 2항이렇게 씁니다"2. 당사 주거래 은행 변경에 따라 2026. 11. 1. 이후 지급분부터 아래 계좌로 입금하여 주시기 바랍니다."이유바뀌는 시점을 날짜로 정해 둡니다. 이미 결재가 끝난 10월분이 옛 계좌로 들어가더라도 그 돈을 두고 다툴 일이 없습니다.
6. 본문 2항 다목이렇게 씁니다"다. 예금주: ○○상사"이유은행과 계좌번호 아래에 예금주를 따로 적습니다. 예금주가 회사 이름과 다르면 거래처가 입금을 미루기 쉬우니, 대표자 개인 명의라면 그 이유를 한 줄 덧붙입니다.
7. 본문 3항이렇게 씁니다"3. 변경 등록을 마치시면 2026. 10. 30.(금)까지 회신하여 주시기 바랍니다."이유11월 첫 지급 전에 상대 회사 등록이 끝났는지 알아야 하므로 회신 기한을 날짜와 요일로 적습니다.
8. 붙임이렇게 씁니다"통장 사본 1부"이유계좌를 바꾼다는 연락은 사칭 사기에 자주 쓰여서, 받는 회사는 통장 사본으로 예금주를 보고 전화로 한 번 더 확인하는 경우가 많습니다. 사본이 붙어 있으면 확인이 빨리 끝납니다.

공문 쓸 때 자주 하는 실수

• 수신자 참조로 한꺼번에 보내기공공기관처럼 수신란에 "수신자 참조"를 쓰고 끝에 거래처 다섯 곳을 나열하면 받는 회사마다 우리 거래처 명단을 보게 됩니다. 수신만 바꾼 공문을 한 곳에 한 장씩 보냅니다.
• 회신 기한을 "조속히"로 쓰기"조속히 회신 바랍니다"라고만 쓰면 받는 쪽 일정에 밀려 답이 늦어지고, 늦어진 책임을 따지기도 어렵습니다. "2026. 10. 30.(금)까지"처럼 날짜와 요일을 적고 기한이 지나면 앞선 공문 번호를 밝혀 다시 요청합니다.
• 붙임 줄과 첨부 파일이 다름붙임에는 "통장 사본 1부"라고 적어 놓고 메일에는 다른 파일을 붙이거나 빠뜨리면, 받는 쪽은 자료가 갖춰질 때까지 결재를 올리지 못합니다. 보내기 전에 붙임 줄의 이름과 부수를 실제 첨부와 하나씩 맞춰 봅니다.
• 틀린 공문을 같은 번호로 재발송계좌번호 한 자리를 잘못 적어 같은 번호로 파일만 바꿔 보내면 받는 쪽에는 번호는 같고 내용은 다른 공문이 두 장 남습니다. 새 번호로 "○○상사-2026-031 공문의 계좌번호 정정" 공문을 보내 어느 쪽이 맞는지 분명히 합니다.

공문과 비슷한 서식의 차이

근거: 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제7조 · 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제4조 (2026-10-18 확인)