다서식
공문이 필요한 경우
- 거래처에 단가 조정, 납기 변경, 대금 지급을 요청하거나 알릴 때
- 공공기관이나 학교에 자료 제출, 협조, 행사 참가를 요청할 때
- 상대 기관이 보낸 공문에 공식으로 회신해야 할 때
- 회사 주소, 대표자, 입금 계좌가 바뀐 사실을 거래처에 알릴 때
공문에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 발신 기관 | 회사명을 문서 맨 위에 쓰고, 주소·전화·담당자를 아래쪽에 적습니다. |
| 문서번호와 시행일자 | "다서식상사-2026-015"처럼 번호를 붙이고 날짜는 2026. 9. 25. 형식으로 씁니다. |
| 수신과 참조 | 받는 기관과 대표자, 실제로 처리할 부서나 담당자를 적습니다. |
| 제목 | 무슨 일에 관한 공문인지 한 줄로 드러나게 씁니다. |
| 본문 | 관련 근거, 요청·통보 내용, 협조 사항 순서로 쓰고 항목은 1. 가. 1) 순서로 나눕니다. |
| 붙임과 끝 표시 | 첨부가 있으면 붙임에 이름과 부수를 적고, 본문이나 붙임이 끝나면 두 칸 띄워 "끝."을 씁니다. |
| 발신 명의와 직인 | 대표자 명의로 보내고 회사 직인을 찍습니다. |
| 관련 근거 | 상대 공문, 계약서 조항, 회의 결과처럼 이 공문을 보내는 근거가 있으면 본문 첫 항목에 밝힙니다. |
공문 작성 방법
- 발신 회사 정보(회사명, 대표자, 주소, 전화, 담당자)를 입력합니다.
- 문서번호, 시행일, 수신, 참조, 제목을 입력합니다.
- 본문을 입력합니다. 항목이 여럿이면 줄을 바꿔 1., 2. 또는 가., 나. 순서로 적습니다.
- 붙임 자료가 있으면 이름과 부수를 적습니다. "끝." 표시는 자동으로 붙습니다.
- 미리보기로 확인한 뒤 PDF로 저장해 보내고, 종이로 보낼 때는 직인을 찍습니다.
작성할 때 주의할 점
- 제목만 읽어도 용건이 보이게 쓰세요. "협조 요청"보다 "10월 납품 일정 변경 협조 요청"이 처리 속도가 빠릅니다.
- 상대가 보낸 공문에 답할 때는 본문 첫 항목에 "귀사 문서번호 ○○(2026. 9. 20.)와 관련입니다."처럼 관련 문서를 밝힙니다.
- 숫자는 아라비아 숫자로 쓰고, 금액은 금1,500,000원(금일백오십만원)처럼 숫자 뒤 괄호에 한글을 함께 적습니다.
- 메일로 보낼 때도 직인이 찍힌 PDF를 붙이면 공식 문서로 받아들여지기 쉽습니다.
- 보낸 공문은 문서번호 순서대로 발송 대장에 기록해 두세요. "받은 적 없다"는 말이 나올 때 확인할 수 있습니다.
- 공문 한 건에는 용건을 하나만 담으세요. 요청과 통보를 섞으면 받는 회사에서 처리 부서가 갈려 회신이 늦어집니다.
관련 법령
- 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제7조
- 공문서는 한글로 쓰고 숫자는 아라비아 숫자로 적으며, 날짜는 연·월·일 글자 대신 온점을 찍어 표기합니다.
- 같은 규정 시행규칙 제2조
- 항목은 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 순서로 구분해 표시합니다.
공문 자주 묻는 질문
공문은 개인도 보낼 수 있나요?
공문은 회사, 기관, 단체가 조직 명의로 보내는 문서입니다. 개인이 공식적으로 의사를 전하려면 내용증명이나 통지서를 쓰는 편이 맞습니다.
민간 회사 공문도 공문서 작성 규정을 따라야 하나요?
의무는 아닙니다. 공문서 규정은 공공기관에 적용되지만, 공공기관과 거래하는 회사가 많아 날짜와 항목 표기 방식을 그대로 따르는 것이 일반적입니다.
"끝." 표시는 어디에 하나요?
본문의 마지막 글자에서 두 칸 띄우고 "끝."을 씁니다. 붙임이 있으면 붙임 표시 마지막 줄 뒤에 씁니다.
문서번호는 어떻게 매기나요?
정해진 규칙은 없고 회사 안에서 일관되면 됩니다. "회사 약칭-연도-일련번호" 방식을 가장 많이 씁니다. 한 번 쓴 번호는 취소된 공문이라도 다시 쓰지 않습니다.
직인 없이 보내도 되나요?
안내성 공문은 직인 없이 메일로 보내기도 하지만, 계약·대금·권리와 관련된 공문은 직인을 찍어야 효력 다툼이 줄어듭니다.
회신 기한이 없는 공문은 언제까지 답해야 하나요?
정해진 기한은 없지만 보통 1~2주 안에 회신합니다. 검토가 길어지면 "검토 중이며 ○일까지 회신하겠다"는 중간 회신을 먼저 보내는 것이 좋습니다.
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최종 업데이트 2026년 9월 25일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.