품의서 기안서 차이: 지출결의서까지 결재 순서와 전결 정리

세 문서는 쓰는 시점부터 다르다

회사마다 이름을 섞어 쓰니 헷갈리는 게 당연합니다. 전자결재 시스템에서는 문서를 만들어 결재에 올리는 행위 자체를 "기안"이라고 부르기 때문에, 넓게 보면 품의서도 기안 문서의 한 종류입니다. 그래서 문서 이름보다 무엇을 승인받으려는 문서인지를 먼저 따지는 편이 정확합니다.

짧게 줄이면 기안서는 "이렇게 하겠습니다"라는 결정을, 품의서는 "이 돈을 이렇게 쓰겠습니다"라는 실행을, 지출결의서는 "이 금액을 지금 내보내겠습니다"라는 지급을 승인받습니다. 행정기관은 문서를 정해진 기안문 서식으로 작성해 기관장이나 위임받은 사람의 결재를 받도록 규정하고 있고, 회사는 저마다 내부 규정으로 비슷한 흐름을 만들어 씁니다.

하나의 일이 문서 세 장을 거치는 과정

1. 기안: 계획 결정예를 들어 총무팀이 "10월 전 직원 워크숍 개최 계획"을 기안해 일정, 인원, 예산 한도를 승인받습니다.
2. 품의: 집행 승인장소 후보를 좁힌 뒤 "워크숍 장소 대관 계약 품의"를 올립니다. 견적 두세 곳을 비교한 표와 계약서 초안을 함께 붙입니다.
3. 계약·구매승인받은 금액과 조건 안에서 계약하고, 계약금이나 선금이 있는지 확인합니다.
4. 지출결의: 대금 지급행사가 끝나고 세금계산서를 받으면 지출결의서를 올려 회계 담당자가 잔금을 이체하게 합니다.
5. 정산·보관결의서와 증빙을 한 묶음으로 보관하고, 예산 대비 실제로 쓴 금액을 기록해 둡니다.

모든 지출이 다섯 단계를 다 거치지는 않습니다. 사무용품처럼 금액이 작고 반복되는 지출은 품의와 지출결의를 한 장으로 끝내기도 하고, 연간 계약으로 매달 나가는 비용은 처음 한 번만 품의한 뒤 매달 지출결의서만 올리기도 합니다. 어디까지 합칠 수 있는지는 회사의 위임전결규정이나 회계 규정에 적혀 있으니 입사 초에 한 번 찾아 읽어 두면 편합니다.

기안서에는 결정할 거리만 한 장에

기안서는 아직 돈을 쓰는 단계가 아니어서 금액보다 방향이 중심입니다. 결재권자가 할지 말지를 정할 수 있도록 배경, 추진 내용, 예상 비용의 범위, 하지 않았을 때 생길 문제를 차례로 적습니다. 세부 일정표나 조사 자료는 본문에 풀어 쓰기보다 붙임으로 돌리고, 본문은 한 쪽 안에서 끝내야 끝까지 읽힙니다.

고를 수 있는 안이 둘 이상이면 표로 나란히 놓고 담당자 의견을 따로 밝혀 두세요. 워크숍 장소를 "수도권 1박"과 "당일 도심 행사" 가운데 고르는 기안이라면 비용, 예상 참석률, 이동 시간을 한 표에 정리하고 추천안에 표시하는 식입니다.

품의서는 결재권자의 질문에 먼저 답한다

품의서를 받아 든 사람이 궁금한 건 대개 세 가지입니다. 왜 필요한지, 얼마가 드는지, 왜 하필 이 업체인지. 첫 문단에서 이 세 질문에 답해 두면 되묻는 과정이 줄어듭니다.

• 목적: "노트북 교체"보다 "수리가 잦은 노트북 6대 교체로 수리비와 업무 중단 시간 절감"처럼 이유가 드러나게 씁니다.
• 금액: 부가가치세 포함인지 별도인지 꼭 밝힙니다. 이 표시가 없으면 결재 도중에 확인 요청이 돌아옵니다.
• 예산 과목: 어느 예산에서 나가는지, 집행 후 남는 예산이 얼마인지 적습니다.
• 업체 선정 근거: 비교 견적, 기존 거래 실적, 납기처럼 고른 이유를 한두 줄로 씁니다.
• 일정: 계약일, 납품일, 대금 지급 시기를 적어 두면 뒤에 올릴 지출결의서와 맞추기 쉽습니다.

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지출결의서는 증빙이 절반이다

지출결의서는 회계 담당자가 실제로 돈을 보내는 근거가 됩니다. 그래서 금액, 지급처, 계좌, 지급일이 품의 때 승인받은 내용과 맞는지가 첫 번째 확인 사항이고, 그다음이 증빙입니다.

세법이 요구하는 증빙은 따로 있습니다. 법인이 사업자에게서 물건이나 용역을 사고 대가를 치를 때는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 가운데 하나를 받아 보관해야 합니다(법인세법 제116조). 건당 거래금액이 부가가치세를 포함해 3만 원 이하라면 이 의무가 없지만, 이를 넘는데도 적격증빙을 받지 않으면 받지 않은 금액의 2%가 가산세로 붙습니다.

예를 들어 법인이 사무용 의자를 55만 원에 사면서 간이영수증만 받았다면 55만 원의 2%인 1만 1천 원을 가산세로 더 낼 수 있습니다. 금액보다 번거로운 건 지난 거래의 증빙을 거래처에 다시 요청하는 일이라, 품의 단계에서 세금계산서 발행이 가능한 곳인지부터 확인해 두는 게 좋습니다.

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전결과 대결, 서명란에는 이렇게 표시한다

전결은 원래 대표자가 결재할 일을 미리 정한 범위 안에서 아랫사람에게 맡기고, 그 사람이 최종 결재하는 방식입니다. 행정기관은 기관장이 위임전결 사항을 훈령이나 규칙으로 정하고, 회사는 위임전결규정이나 직무권한규정으로 정합니다. "100만 원 이하 팀장, 1,000만 원 이하 본부장, 그 이상은 대표이사"처럼 금액 구간별로 나누는 식입니다.

대결은 결재권자가 휴가나 출장으로 자리를 비웠을 때 직무를 대리하는 사람이 대신 결재하는 것입니다. 행정업무규정은 대결한 문서 가운데 내용이 중요한 것은 결재권자에게 사후에 보고하도록 합니다. 회사에서는 결재권자가 돌아와 이를 확인하는 절차를 "후결"이라고 부르기도 합니다.

• 결재권자의 서명란에는 서명한 날짜를 함께 적습니다.
• 전결할 때는 전결하는 사람의 서명란에 "전결"이라고 표시한 뒤 서명합니다.
• 대결할 때는 대결하는 사람의 서명란에 "대결"이라고 표시하고 서명합니다.
• 전결 사항을 대결하면 전결권자 서명란에 "전결", 대결자 서명란에 "대결"을 각각 표시합니다.
• 서명도, "전결" 표시도 하지 않는 사람의 서명란은 아예 만들지 않습니다.

위 방식은 행정업무규정 시행규칙 제7조가 정한 것입니다. 민간 회사가 따라야 하는 규정은 아니지만 누가 어떤 자격으로 결재했는지가 문서에 그대로 남는 방식이라, 사내 결재 규정을 새로 만들 때 참고할 만합니다.

결재가 끝난 문서가 공문으로 나갈 때

결재를 마친 내용이 회사 안에서만 쓰인다면 그대로 보관하면 됩니다. 행정기관 서식에서도 수신자가 없는 문서는 수신란에 "내부결재"라고 적어 바깥으로 보내는 문서와 구분합니다. 반대로 거래처에 단가 변경을 알리거나 관공서에 자료를 내야 한다면, 결재된 내용을 바탕으로 공문을 따로 만들어 발송합니다.

이때 공문에는 결재 과정에서 오간 내부 검토 의견이나 예산 사정은 빼고 상대방이 알아야 할 결정 사항과 요청 사항만 남깁니다. 기안서 본문을 복사해 붙이다 보면 내부 메모가 그대로 딸려 나가기 쉬우니, 발송 전에 한 번 더 읽어 보세요.