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内容証明郵便の書き方とテンプレート（縦書き・横書き）

内容証明郵便の文書を、縦書き1行20字・1枚26行の決まりに合わせて自動で折り返し、印刷・PDF保存できます。謄本の枚数と窓口料金の目安も計算し、英字や絵文字など使えないおそれのある文字もチェックします。訂正や契印のルール、e内容証明との違いもまとめました。

無料・登録不要オンライン作成PDF・Word・画像縦書き対応自動チェック更新 2026年10月15日

内容証明郵便とは？ 何を証明してくれる？

内容証明は、「いつ、どんな内容の文書を、誰から誰あてに差し出したか」を日本郵便が証明するサービスです。謄本（文書の写し）を郵便局と差出人がそれぞれ保管するので、送った文面をあとから示せます。一般書留で出すことが条件で、相手に届いたことまで証明したいときは配達証明を付けます。証明されるのはその文書が存在したことで、書かれた内容が真実かどうかではありません。

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内容証明をオンラインで作成

入力欄に入力すると、文書にすぐ反映されます。空欄の項目は下線や空白のまま印刷されるので、手書きで記入できます。

文書の内容
差出人
受取人
用紙と料金

入力した内容はサーバーに送信されず、この端末のブラウザにだけ一時保存されます。

内容証明の字数・行数の決まり（謄本）

書き方1行の字数1枚の行数
縦書き20字以内26行以内
横書き（1）20字以内26行以内
横書き（2）26字以内20行以内
横書き（3）13字以内40行以内

日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」。どの形でも1枚は最大520字です。この制限は謄本についてのもので、受取人に送る内容文書には字数・行数の制限はありません。

字数の数え方

書いたもの数え方
句読点・記号（、。%など）1個で1字
括弧（「」（）など）1組で1字。開き括弧のある行で数える
濁点・半濁点の付いた文字（ば・ぱ）1字
英字固有名詞に限って使える
単位記号（㎡・kgなど）2字
丸数字（⑤など）数字と枠で2字以上（⑩は3字）。項目の順番を示す番号なら1字
行間・文字の間の空白数えない
太字・大きな文字通常と同じように数える

日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」とよくあるご質問をもとに作成。

窓口で出すときの料金（謄本の枚数別）

謄本の枚数内容証明の料金合計（一般書留・定形110円込み）配達証明を付けた合計
1枚480円1,070円1,420円
2枚770円1,360円1,710円
3枚1,060円1,650円2,000円
4枚1,350円1,940円2,290円
5枚1,640円2,230円2,580円

日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」「オプションサービスの加算料金一覧」（2026年10月時点）。定形郵便物（50gまで）で差し出す場合です。同じ文面を複数の相手に同時に出す同文内容証明は、2通目から内容証明の料金が半額になります。

窓口とe内容証明の違い

項目郵便局の窓口e内容証明
用意するもの同じ文書3通（内容文書1通・謄本2通）と封筒日本郵便指定のWord雛形で作った文書ファイル
1枚の字数520字まで（1行20字・26行など）字数の決まりはなし（Wordの標準設定で約1,584字が目安）
料金（1枚・配達証明なし）1,070円1,295円
差出人の謄本窓口で受け取る一般書留で届く
受付郵便局の窓口インターネットで24時間

日本郵便「e内容証明（電子内容証明）」。e内容証明は文書5枚までで、利用にはWebゆうびんの利用登録（無料）が必要です。

目的別の本文の例

  • 退職の意思を伝える（通知書）：「私は、貴社に対し、一身上の都合により、令和8年11月30日をもって退職いたしますので、本書をもって通知いたします。」
  • 回答を求める（照会書）：「令和8年9月1日付けでお送りした〇〇の件について、現在までご回答をいただいておりません。本書到達後14日以内に、書面にてご回答くださいますようお願いいたします。」
注意

内容証明は、受け取った相手に強い印象を与える書面です。争いになっている、またはなりそうなときは、送る前に弁護士に相談しましょう。争いのない通知や請求の文書の作成は、行政書士に依頼することもできます。このページの文例は一般的な例で、個別の事情に応じた法律上の助言ではありません。

内容証明が必要になる場面

  • 貸したお金や未払いの代金・賃金などを、期限を決めて請求したいとき
  • 契約の解除など、大事な意思表示をした証拠を残したいとき
  • 退職届を受け取ってもらえず、会社に退職の意思を確実に伝えたいとき
  • 何度連絡しても返事がなく、書面で正式に回答を求めたいとき
  • 時効が近づいている請求について、まず催告をしておきたいとき

内容証明に書く項目

項目書き方のポイント
表題「通知書」「催告書」「請求書」など、文書の性質が分かる表題を最初の行に書きます。表題も1行として数えます。
本文経緯、相手に求めること、その期限を簡潔に書きます。感情的な言葉や、あいまいな言い回しは避けます。
期限と求める対応「本書到達後10日以内に」のように、いつまでに何をしてほしいかをはっきり書きます。
日付文書の日付です。差し出す日と同じでなくても構いません（日本郵便）。
差出人の住所・氏名封筒に書く差出人と同じ住所・氏名を書きます。押印は任意ですが、謄本を訂正したときは差出人の印を押し、2枚以上のときの契印も原則として差出人の印鑑で押します（日本郵便）。
受取人の住所・氏名封筒の宛先と同じ住所・氏名を書きます。会社あてなら、会社名と代表者名を書くのが一般的です。

内容証明の書き方

  1. 入力欄に表題、本文、日付、差出人と受取人の住所氏名を入れます。本文は段落ごとに改行すると、段落の始まりが1字下がります。
  2. 「書き方」で縦書きか横書きを選ぶと、1行の字数と1枚の行数の決まりに合わせて自動で折り返します。入力欄の上にある「自動チェック」に、謄本の枚数と料金の目安が出ます。
  3. 同じものを3通印刷します。受取人に送る内容文書が1通、差出人と郵便局が1通ずつ保管する謄本が2通です。謄本が2枚以上になるときは、とじてからつづり目に契印を押します。
  4. 封筒に差出人と受取人の住所氏名を書きます。料金を切手で払う場合も、切手は封筒に貼らずに窓口へ持って行きます（日本郵便）。
  5. 内容証明を扱う郵便局の窓口に、3通と封筒、印鑑を持って行き、一般書留（必要なら配達証明も）で差し出します。すべての郵便局で扱っているわけではないので、事前に確認しておきます。
  6. 郵便局での謄本の保存期間は5年です。手元の謄本と受領証、配達証明のはがきも大切に保管します。

内容証明の注意点

  • 字数・行数の制限があるのは謄本で、受取人に送る内容文書には制限がありません。ただし、謄本は内容文書を写したものなので、3通とも同じ形で作るのが一般的です。
  • このページでは括弧も1字ずつ1マスに入れるので、日本郵便の数え方（括弧は1組で1字）より少し厳しめに数えています。
  • 謄本を訂正するときは、元の文字が読めるように残したまま直し、欄外か末尾の余白に「〇字削除」「〇字加入」のように字数と箇所を書いて、差出人の印を押します。
  • 内容文書以外のもの（返信用封筒、図面、小切手など）は同封できません。
  • 感熱紙など、5年間の保存に耐えない用紙は謄本に使えません。
  • 内容証明は、はがきでは利用できず、封書で出します。海外あてにも出せません（日本郵便）。

関係する法令

民法第97条
意思表示は、その通知が相手方に到達した時から効力を生じます（第1項）。相手方が正当な理由なく通知の到達を妨げたときは、通常到達すべきであった時に到達したものとみなされます（第2項）。
民法第150条
催告があったときは、その時から6か月を経過するまでの間は時効が完成しません（第1項）。この猶予の間に再び催告しても、時効の完成がさらに猶予されることはありません（第2項）。
行政書士法第1条の3
行政書士は、他人の依頼を受け報酬を得て、権利義務または事実証明に関する書類を作成することを業務としています。

内容証明のよくある質問

内容証明は、相手が受け取ったことも証明してくれますか？

いいえ。内容証明だけでは、相手が受け取ったことまでは証明できません。差し出すときに配達証明（350円）を付けると、配達した郵便局から、受取人の氏名や配達した日付の印が入ったはがきが届きます（日本郵便）。

内容証明の料金はいくらですか？

謄本1枚なら、内容証明480円＋一般書留480円＋基本料金110円（定形郵便物）で合計1,070円です。2枚目からは1枚ごとに290円が加わり、配達証明を付けるとさらに350円かかります（日本郵便、2026年10月時点）。

1行の字数に句読点や括弧は含まれますか？

含まれます。句読点や記号は1個で1字です。括弧は「」や（）の1組で1字と数え、開き括弧のある行の字数に入れます。濁点・半濁点の付いた文字（ば・ぱ）は1字で、行間や文字の間の空白は数えません（日本郵便）。

パソコンで作った文書やコピーでも出せますか？

出せます。用紙の大きさや筆記用具に決まりはなく、市販の内容証明用紙でなくても、コピーで作っても構いません（日本郵便）。ただし、謄本には字数・行数の制限があります。

インターネットから内容証明を出せますか？

出せます。e内容証明（電子内容証明）なら24時間受け付けています。日本郵便指定のWordの雛形で作った文書をアップロードすると、印刷・封入されて一般書留で発送されます。料金は1枚で1,295円（配達証明は別に350円）です。

どこの郵便局でも出せますか？

いいえ。内容証明を扱うのは、集配郵便局と支社が指定した郵便局です。特定の曜日だけ扱う局もあるため、日本郵便の取扱局一覧で確かめるか、事前に郵便局に問い合わせます。

あわせて使う書式

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参考にした公的情報

内容の最終確認日：2026年10月15日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。