年次有給休暇管理簿のテンプレート｜付与日数と年5日の取得状況を自動計算

継続勤務年数と付与日数（法定）

週所定労働日数（年間）	6か月	1年6か月	2年6か月	3年6か月	4年6か月	5年6か月	6年6か月以上
週5日以上または週30時間以上	10日	11日	12日	14日	16日	18日	20日
週4日（169〜216日）	7日	8日	9日	10日	12日	13日	15日
週3日（121〜168日）	5日	6日	6日	8日	9日	10日	11日
週2日（73〜120日）	3日	4日	4日	5日	6日	6日	7日
週1日（48〜72日）	1日	2日	2日	2日	3日	3日	3日

労働基準法第39条第1〜3項、労働基準法施行規則第24条の3（2026年11月10日確認）。10日以上の欄が年5日の時季指定義務の対象です。

年5日の判定で数えられる取得・数えられない取得

取得の形	5日に数えるか	根拠・備考
労働者が自ら請求して1日取得	数える（1日）	労働基準法第39条第5項・第8項
使用者の時季指定で取得	数える（1日）	第39条第7項
労使協定による計画的付与	数える（1日）	第39条第6項・第8項
半日単位の取得	数える（0.5日）	厚生労働省 Q&A（本人の希望に使用者が応じた場合）
時間単位の取得	数えない	厚生労働省わかりやすい解説（時季指定の対象外）
前年度からの繰越分の取得	数える	厚生労働省 Q&A（繰越分か当年度分かは問わない）
法定外の特別休暇（夏季休暇など）	数えない	厚生労働省 Q&A（法定の年休に上乗せする休暇を除く）

2026年11月10日確認。計画的付与を行うには就業規則の定めと労使協定が必要で、労働者が自由に取得できる日数を5日残します。

年次有給休暇管理簿が必要になる場面

基準日（入社6か月後や、全社で統一した4月1日など）が来て、その年の付与日数と繰越日数を確定するとき
年5日の時季指定義務の期限（基準日から1年）が近づき、まだ5日に満たない労働者を洗い出すとき
労働基準監督署の調査や就業規則の見直しで、労働者ごとの取得状況を書類で示す必要があるとき
パート・アルバイトの比例付与や、入社日に前倒しで付与している場合など、付与日数と期限の計算が複雑なとき

年次有給休暇管理簿に書く項目

項目	書き方のポイント
基準日	年次有給休暇を付与した日です。法定の基準日は雇入れの日から6か月後で、以後1年ごとに来ます。入社日に前倒しで10日以上付与した場合はその日が「第一基準日」、翌年度から全社統一日に付与するなら「第二基準日」も書きます（施行規則第24条の5・第24条の7）。
付与日数	基準日に付与した法定の日数です。継続勤務年数と週の所定労働日数で決まります（労働基準法第39条第1〜3項、施行規則第24条の3）。前年度からの繰越日数は別に書きます。
取得した時季（日付）	実際に休んだ日を1件ずつ書きます。半日単位は0.5日、時間単位は時間数で書き分けます。
取得日数	基準日から1年以内に取得した日数の合計です。年5日の判定では、時間単位の取得は含めず、半日は0.5日として数えます。
取得の区分（任意）	本人の請求、使用者の時季指定、計画的付与のどれかを書いておくと、5日に足りないときに使用者がまだ指定できる日数が分かります。

年次有給休暇管理簿の書き方

氏名・所属と、雇入れ日、今回の基準日を入れます。週の所定労働日数（または週30時間以上かどうか）を選ぶと、継続勤務年数から付与日数が自動で入ります。
前年度から繰り越した日数を入れます。付与日数が自動計算と違う会社（法定を上回る付与など）は「付与日数（手入力）」に書き換えます。
「取得の記録」に、1件ずつ「取得日 / 日数 / 区分 / 備考」の形で入れます。日付は「2026.4.28」か「4月28日」、半日は「0.5」、時間単位は「2時間」と書きます。
残日数、年5日の対象かどうか、5日に数えられる取得日数、期限までの不足日数が自動で表示されます。使用者が時季指定する前に、労働者の意見を聴きます（施行規則第24条の6）。
印刷・PDF・Excelで保存し、年休を与えた期間中と満了後3年間保存します。翌年の基準日が来たら、残日数を繰越日数にして新しい管理簿を作ります。

年次有給休暇管理簿の注意点

年5日の義務の対象は、その年度に付与される法定の有給休暇が10日以上の労働者です（管理監督者・有期雇用労働者を含む）。前年度からの繰越分を足して10日以上になっても対象にはなりませんが、繰越分を取得した日数は5日に数えられます（厚生労働省 Q&A）。
労働者が自ら請求して取得した日数と、労使協定による計画的付与の日数は5日から差し引けます。合計が5日に達したら使用者は時季指定をする必要がなく、することもできません。
時間単位の年休（労使協定で年5日まで）は、使用者の時季指定の対象にならず、取得しても5日から控除できません。半日単位は、本人の希望に使用者が応じた場合に0.5日として控除できます。
使用者が時季を指定するときは、あらかじめ本人に時季指定をすることを明らかにしたうえで意見を聴き、その意見を尊重するよう努めます（施行規則第24条の6）。時季指定をする場合は就業規則にも対象者の範囲と方法を定めます（労働基準法第89条）。
年5日を取得させなかった場合は、労働者1人につき1罪として30万円以下の罰金の対象になります（労働基準法第120条）。労働基準監督署の指導は原則として是正に向けた丁寧な指導から始まるとされていますが、期限の数か月前には残日数を確かめ、取得日を本人と決めておくのが確実です。
有給休暇の請求権の時効は2年です（労働基準法第115条）。前年度に取得されなかった分は翌年度に繰り越し、翌年度中に使い切れなかった分が消滅します。

関係する法令

労働基準法施行規則第24条の7: 使用者は、有給休暇を与えたときは、時季、日数、基準日（第一基準日・第二基準日を含む）を労働者ごとに明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、与えた期間中と満了後5年間（附則第71条により当分の間3年間）保存しなければなりません。
労働基準法第39条: 6か月継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に10労働日の有給休暇を与え、以後の継続勤務1年ごとに日数を加算します（6年6か月以上で20日）。第7項により、10日以上付与される労働者には基準日から1年以内に5日、時季を定めて与えなければなりません。
労働基準法施行規則第24条の3: 週の所定労働時間が30時間未満で、週4日以下（または年216日以下）の労働者には、所定労働日数に応じて比例付与します（週4日なら6か月で7日など）。
労働基準法施行規則第24条の5: 基準日より前に10日以上付与したときは、その日（第一基準日）から1年以内に5日を与えます。1年以内に次の基準日（第二基準日）を設けたときは、両方を合わせた履行期間の月数÷12×5日を与えることもできます。
労働基準法施行規則第24条の6: 使用者が時季を定めて与えるときは、あらかじめその旨を労働者に明らかにしたうえで時季について意見を聴き、その意見を尊重するよう努めなければなりません。
労働基準法施行規則第55条の2: 年次有給休暇管理簿は、労働者名簿または賃金台帳と合わせて調製することができます。
労働基準法第115条: 有給休暇など賃金以外の請求権の時効は2年です。

年次有給休暇管理簿のよくある質問

年次有給休暇管理簿は紙で作らないといけませんか？

いいえ。厚生労働省は、必要なときにいつでも出力できる仕組みであればシステム上で管理して差し支えないとしています。労働者名簿や賃金台帳と合わせて1つの表にすることもできます（施行規則第55条の2）。

パートの人も年5日の義務の対象ですか？

その年度に付与される法定の日数が10日以上なら対象です。週4日勤務の人は継続勤務3年6か月で10日になるため、そこから対象になります。週30時間以上働く人は所定労働日数が少なくても通常の付与日数（6か月で10日）で、初めから対象です。

入社日に有給休暇を10日付与している会社の基準日はいつですか？

付与した入社日が基準日（第一基準日）になり、その日から1年以内に5日を取得させます。翌年度から4月1日などに統一して付与する場合は、入社日から統一日の1年後までの期間（履行期間）について、月数÷12×5日を取得させる方法も認められています（施行規則第24条の5第2項）。

半日や時間単位の有給休暇は5日に数えられますか？

半日単位は0.5日として数えられます。時間単位の年休は、取得しても5日から控除できず、使用者の時季指定の対象にもなりません（厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」）。

年5日を取得できないまま基準日から1年が過ぎたらどうなりますか？

労働基準法第39条第7項違反として、労働者1人につき30万円以下の罰金の対象になります（第120条）。期限の前に、本人の意見を聴いたうえで使用者が取得日を指定します。すでに5日以上取得している人には指定する必要はなく、することもできません。

管理簿はいつまで保存しますか？

有給休暇を与えた期間中と、その期間が終わった後3年間です（当分の間。施行規則第24条の7の本則は5年）。基準日が2026年4月1日なら、2027年3月31日までの期間が終わった後、2030年3月31日まで保存します。

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参考にした資料

内容の最終確認日：2026年11月10日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。

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