労働者名簿のテンプレート（様式第19号準拠）｜記載事項と保存期間を自動チェック

法定三帳簿と年次有給休暇管理簿の記載事項・保存期間

帳簿	根拠	主な記載事項	保存期間（起算日）
労働者名簿	労基法第107条、労基則第53条	氏名、性別、生年月日、住所、業務の種類、雇入れ年月日、退職・死亡の年月日と事由、履歴	当分の間3年（本則5年）／退職・解雇・死亡の日
賃金台帳	労基法第108条、労基則第54条	氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・休日・深夜の時間数、賃金の種類ごとの額、控除額	当分の間3年（本則5年）／最後の記入をした日（支払期日が遅ければ支払期日）
出勤簿・タイムカード	労基法第109条、安衛法第66条の8の3	始業・終業時刻、労働時間、休日労働、深夜労働（労働時間の状況の記録）	当分の間3年（本則5年）／完結の日
年次有給休暇管理簿	労基則第24条の7	基準日、取得した時季、取得日数	年休を与えた期間中と満了後3年（当分の間。本則5年）

労働基準法第109条・附則第143条、労働基準法施行規則第53〜56条・第24条の7・附則第71条、労働安全衛生規則第52条の7の3（2026年11月10日確認）。

記入でつまずきやすい点

事業場ごとに作る：会社単位ではなく、本社・支店・店舗など場所ごとに名簿を備えます。本社でまとめてデータ管理している場合も、各事業場で出せるようにしておきます。
変更は「遅滞なく」：住所変更、氏名変更、異動があったら、次の給与計算を待たずに訂正します（労働基準法第107条第2項）。訂正日が分かるように残しておくと、監督署の調査で経緯を説明できます。
退職者を消さない：退職しても名簿は削除せず、退職年月日と事由を記入して保存期間が満了するまで保管します。
18歳未満の労働者：名簿のほかに年齢を証明する戸籍証明書を事業場に備えます（労働基準法第57条）。生年月日から雇入れ時に18歳未満なら自動チェックで知らせます。

労働者名簿が必要になる場面

初めて人を雇い、労働基準監督署への適用事業報告や社会保険の手続きと並行して、法定三帳簿をそろえるとき
パート・アルバイトを含めて従業員が増え、履歴書や雇用契約書だけでは住所や異動の管理が追いつかなくなったとき
労働基準監督署の調査（臨検監督）や、キャリアアップ助成金などの申請で、労働者名簿の提示を求められたとき
従業員が退職し、退職日と事由を記入して保存期間の起算日をはっきりさせたいとき

労働者名簿に書く項目

項目	書き方のポイント
氏名・性別・生年月日	法律と施行規則で定められた基本の項目です。氏名は、雇用保険や社会保険の届出と同じ表記にそろえておくと、手続きのたびに照合する手間が減ります。
住所	現住所を書き、引っ越しの申告があったら遅滞なく訂正します（労働基準法第107条第2項）。旧住所を二重線で消して訂正日を添えると、いつ変わったかが後から分かります。
従事する業務の種類	営業、経理、製造、店舗販売など、どんな仕事をしているかの区分です。常時30人未満の事業場では記入を省略できます（施行規則第53条第2項）。
雇入れの年月日	労働契約が始まった日です。試用期間がある場合も、働き始めた初日が雇入れの日です。
退職の年月日とその事由	自己都合、定年、契約期間満了、解雇などを書き、解雇の場合はその理由まで記入します（施行規則第53条第1項第5号）。「一身上の都合」だけでは事由が伝わらないので、「自己都合（転職のため）」のように少し具体的に書いておくと後で困りません。
死亡の年月日とその原因	在職中に亡くなった場合に記入します。原因は「病死」「業務外の事故」のように書きます。
履歴	何を「履歴」に含めるかは法令で細かく決まっていません。実務では、入社後の配属・異動・昇進・出向などを日付とともに書くことが多く、入社前の学歴・職歴は履歴書を綴じて代える会社もあります。

労働者名簿の書き方

事業場の名称と、名簿を作成した日・最終更新日を入れます。名簿は事業場ごとに作るものなので、支店や店舗が複数あれば事業場ごとに分けます。
氏名・ふりがな・性別・生年月日・住所を入れます。労働者番号は任意ですが、賃金台帳と番号をそろえておくと3つの帳簿を突き合わせやすくなります。
従事する業務の種類と雇入れ年月日を入れます。「事業場の規模」で30人未満を選ぶと、業務の種類が空欄でも自動チェックは省略できる項目として扱います。
退職した人は、退職年月日と事由を入れます。事由で「解雇」を選ぶと理由の欄が必須になり、保存期限（退職日から3年）が自動で表示されます。
履歴欄に、配属・異動・昇進などを1行ずつ書きます。印刷するか、PDF・Excel・Wordで保存します。変更があったら保存したファイルを開いて直し、最終更新日を書き換えます。

労働者名簿の注意点

保存期間は、労働者の死亡・退職・解雇の日を起算日として、当分の間3年です（労働基準法第109条、附則第143条、施行規則第56条）。法律の本則は5年に延びているので、「当分の間」の扱いが変わる可能性を考えて、余裕を見て保存する会社もあります。
日々雇い入れられる人は労働者名簿の対象外です（労働基準法第107条）。ただし賃金台帳は日雇いの人にも必要で、1か月を超えて続けて働く日雇いの人は常時使用される労働者と同じ様式で作ります（施行規則第55条）。
労働基準監督署の調査では、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿を照合して、勤務の実態と賃金の計算が合っているかを見られることがあります。名簿の雇入れ日と社会保険の資格取得日、賃金台帳の最初の計算期間がずれていると説明を求められるので、作った時点でそろえておきます。
様式第19号は縦書きですが、記入事項が全て入っていれば横書きや別の様式でも差し支えありません（施行規則第59条の2）。年次有給休暇管理簿や賃金台帳と一緒に調製することもできます（施行規則第55条の2）。

関係する法令

労働基準法第107条: 使用者は事業場ごとに、日々雇い入れられる者を除く各労働者について労働者名簿を調製し、氏名・生年月日・履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければなりません。記入事項に変更があれば遅滞なく訂正します。
労働基準法施行規則第53条: 省令で定める記入事項は、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れの年月日、退職の年月日とその事由（解雇の場合はその理由を含む）、死亡の年月日とその原因です。常時30人未満の労働者を使用する事業では業務の種類を省略できます。
労働基準法第109条: 労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類は5年間保存しなければなりません。附則第143条により、当分の間は「3年間」と読み替えられています。
労働基準法施行規則第56条: 保存期間の起算日は、労働者名簿については労働者の死亡・退職・解雇の日です。
労働基準法第120条: 労働者名簿・賃金台帳・記録の保存（第107条から第109条まで）の規定に違反すると、30万円以下の罰金が定められています。
労働基準法第57条: 満18歳に満たない者を使うときは、年齢を証明する戸籍証明書を事業場に備え付けなければなりません。労働者名簿とは別の書類です。

労働者名簿のよくある質問

労働者名簿は何人から作る必要がありますか？

1人でも雇えば必要です。労働基準法第107条は事業場の規模を問わず、日々雇い入れられる人を除く全ての労働者について作成を求めています。パート・アルバイトも対象です。

パソコンやExcelで管理してもいいですか？

はい。労働者名簿の様式は記載事項の最少限度を定めたもので、横書きや別の形式でも差し支えないとされています（労働基準法施行規則第59条の2）。電子データで管理する場合は、監督官から求められたときに事業場ですぐ画面に出したり印刷したりできるようにしておきます。

履歴には何を書けばいいですか？

法令に細かな定めはありません。入社後の配属、異動、昇進、出向、休職など、社内での経歴を日付とともに書くのが一般的です。入社前の学歴・職歴は、提出された履歴書を名簿に添付して代えている会社も多くあります。

退職した人の名簿はいつまで保存しますか？

退職の日から3年間です（当分の間）。労働基準法第109条の本則は5年ですが、附則第143条で当分の間3年と読み替えられています。起算日は退職・解雇・死亡の日です（施行規則第56条）。このテンプレートでは退職日を入れると保存期限が表示されます。

従業員30人未満なら「従事する業務の種類」は書かなくてもいいのですか？

はい。常時30人未満の労働者を使用する事業では記入を省略できます（施行規則第53条第2項）。ただし空欄のままだと、後から見た人には省略なのか記入漏れなのか分かりません。「省略（30人未満）」と書くか、省略せずに書いておくほうが混乱しません。

解雇した人の名簿には何を書きますか？

退職の事由として「解雇」と書き、その理由も記入します（施行規則第53条第1項第5号）。「勤務成績不良による普通解雇」「事業縮小による整理解雇」など、解雇予告や解雇理由証明書に書いた内容とそろえます。

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参考にした資料

内容の最終確認日：2026年11月10日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。

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