退職証明書のテンプレートと書き方｜離職票との違いも解説

退職証明書と離職票の違い

比べる点	退職証明書	離職票（雇用保険被保険者離職票）
使い道	転職先への提出など、使い方は本人の判断に任される	ハローワークで基本手当（いわゆる失業手当）の受給手続をするときに出す
出すところ	会社（使用者）	会社がハローワークに資格喪失届と離職証明書を届け出たあと、ハローワークが交付する
受け取り方	本人が会社に請求する（退職から2年以内）	通常は会社から届く。2025年1月20日からは、条件を満たせばマイナポータルでも受け取れる
書かれる内容	使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由のうち、本人が請求したもの	離職理由など、基本手当の手続に必要な事項
根拠	労働基準法第22条	雇用保険の制度（ハローワークの手続）

厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A、同「労働法の基礎講座」第46回、ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」、厚生労働省リーフレット「「離職票」をマイナポータルで受け取れるようになります」をもとに作成。

退職の事由の書き方（厚生労働省のモデル様式）

退職の事由	証明書での書き方
自己都合	あなたの自己都合による退職
会社からの勧め	当社の勧奨による退職
定年	定年による退職
契約期間の満了	契約期間の満了による退職
移籍出向	移籍出向による退職
その他	その他（具体的な事由）による退職
解雇	解雇（本人が理由を請求したときは、具体的な理由を記載）

厚生労働省「退職事由に係るモデル退職証明書」をもとに作成。モデル様式では、解雇された人が理由を請求しない場合、「（別紙の理由による。）」を二重線で消し、別紙は交付しないとしています。

解雇の理由は具体的に書きます。就業規則の解雇事由に当たることを理由とする解雇なら、就業規則の当該条項の内容と、それに当たるとした事実関係を書く必要があるとされています（厚生労働省「確かめよう労働条件」）。

解雇理由証明書を請求できる時期

解雇の予告会社が解雇を予告する（労働基準法第20条第1項の予告）
予告の日から退職日まで解雇の理由について証明書を請求できる（第22条第2項）。請求した後に予告期間が過ぎても、会社の交付義務は残る
退職した後退職証明書の「退職の事由」として、解雇の理由を請求できる（第22条第1項）
予告の後に別の理由で退職したとき会社は、その退職日以後は解雇理由証明書を交付しなくてよい（第22条第2項ただし書）

退職証明書が必要になる場面

転職先から、前の勤務先での在籍期間や退職の理由が分かる書類を求められたとき
退職した日や退職の事由を、会社の証明として書面に残しておきたいとき
解雇を予告され、その理由を書面ではっきり示してほしいとき（解雇理由証明書）
退職から時間がたってから、前の勤務先の証明が必要になったとき（退職から2年以内）
人事・総務の担当者として、退職者から証明書の交付を求められたとき

退職証明書に書く項目

項目	書き方のポイント
使用期間	入社日から退職日までです。「平成30年4月1日から令和8年9月30日まで」のように書きます。
業務の種類	「法人営業」「経理事務」など、担当していた仕事の内容です。
その事業における地位	役職や職位です。部署名とあわせて書くと伝わりやすくなります。
賃金	月給・時給や手当の額などを、請求された範囲で書きます。どの時点の額かも添えておくと誤解がありません。
退職の事由	自己都合、会社の勧奨、定年、契約期間の満了、解雇などです。解雇の場合、本人が求めれば解雇の理由も書きます。
宛名・発行日	退職した本人の氏名に「殿」か「様」を付けます。発行日は交付する日です。
会社名・使用者	会社の所在地・名称と、代表者などの職名・氏名を書き、社印を押します。

退職証明書の書き方

退職した人から、どの項目について証明が欲しいかを聞き取ります。口頭の依頼でも、請求のあった日と項目を控えておくと、後で確認しやすくなります。
「書類の種類」を選びます。解雇を予告した後、退職日までに解雇の理由を求められたときは「解雇理由証明書」です。
「証明する事項」で、請求された項目だけを「証明する」にします。「記載しない」にした項目は書類に出ません。
氏名、入社日・退職日、業務の種類、地位、賃金、退職の事由を入れます。解雇の理由は、就業規則の該当する条項と、それに当たる事実を具体的に書きます。
会社の所在地・名称、使用者の職名と氏名を入れて印刷し、社印を押して本人に渡します。郵送するときは、送った日を記録しておきます。

退職証明書の注意点

本人が請求していない事項は、法律が定める5つの項目に含まれていても書いてはいけません（労働基準法第22条第3項）。たとえば解雇の事実だけを求められたときは、解雇の理由は書きません。
本人の再就職を妨げる目的で、第三者と示し合わせて証明書に秘密の記号を書き入れることは禁じられています（同条第4項）。
退職の事由について会社と本人の見解が違うとき、会社が自らの見解を書いて交付すれば労働基準法違反にはならないとされています。ただし、内容が虚偽なら交付の義務を果たしたことにはなりません（厚生労働省）。
交付しない、遅れる、請求のない事項を書くといった違反は、30万円以下の罰金の対象です（労働基準法第120条）。秘密の記号の記入などは、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金です（同法第119条）。
基本手当（いわゆる失業手当）を受けるつもりなら、退職証明書とは別に、離職票の交付を希望すると会社に伝えておきます。会社が「離職票交付なし」で届け出ると、離職票は発行されません。

関係する法令

労働基準法第22条: 退職時の証明（第1項）、解雇の予告期間中に請求された解雇理由の証明（第2項）、請求しない事項の記入の禁止（第3項）、秘密の記号の記入などの禁止（第4項）を定めています。
労働基準法第115条: 賃金以外の請求権は、行使できる時から2年で時効により消滅すると定めています。厚生労働省は、退職時の証明を求める権利もこれにあたり、退職時から2年としています。
労働基準法第120条: 第22条第1項から第3項までの規定に違反した者は、30万円以下の罰金に処すると定めています。

退職証明書のよくある質問

退職証明書はいつまで請求できますか？

退職から2年以内です。厚生労働省は、退職時の証明を求める権利は労働基準法第115条により退職時から2年で時効になるとしています。その間なら、請求の回数にも制限はありません。

離職票があれば、退職証明書はいりませんか？

いいえ、別の書類です。離職票は雇用保険の基本手当を受けるためにハローワークへ出す書類で、退職証明書の代わりにはなりません。離職票を受け取っていても、会社に退職証明書を請求できます（厚生労働省）。

退職理由は書かないでほしいと頼めますか？

はい。退職証明書には、本人が請求した事項だけを書きます。退職の事由を請求しなければ、会社はそれを書いてはいけません（労働基準法第22条第3項）。

解雇理由証明書と退職証明書は何が違いますか？

解雇理由証明書は、解雇を予告された人が退職日までの間に請求する、解雇の理由についての証明書です（労働基準法第22条第2項）。予告期間中に請求しなかった場合も、退職後に退職証明書の「退職の事由」として解雇の理由を請求できます（第1項）。

会社が退職証明書を出してくれないときは？

労働基準監督署に相談できます。請求を受けた会社には遅滞なく交付する義務があり、違反は罰則の対象です（労働基準法第120条）。いつ、どの項目を請求したかを記録しておくと、相談のときに役立ちます。

退職証明書の書式に決まりはありますか？

法律で決まった書式はありません。厚生労働省が退職の事由を証明する場合のモデル様式を示しており、このページでもそれに沿って退職の事由を選べるようにしています。

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内容の最終確認日：2026年10月15日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。

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