在職証明書のテンプレートと書き方｜保育園の就労証明書との違い

在職証明書と就労証明書（保育所の申込み用）の違い

比べる点	在職証明書	就労証明書（標準的な様式）
主な使い道	賃貸住宅・ローンの審査、在留資格の申請、転職先への提出など	保育所・認定こども園などの利用申込み（保育の必要性の認定）
様式	決まった様式はない。会社や提出先の書式で作る	こども家庭庁が示す標準的な様式。市区町村は原則としてこれを使う
主な記載内容	氏名・生年月日・入社年月日・雇用形態・所属など	業種、雇用期間、雇用の形態、就労日数・就労時間、就労実績、産休・育休の取得状況や復職予定日など
書く人	勤務先が作成し、本人に渡す	市区町村の様式を本人が受け取り、勤務先が記入する

こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」と就労証明書（標準的な様式）、子ども・子育て支援法施行規則第2条（e-Gov法令検索）をもとに作成。押印の要否や電子申請の扱いは市区町村によって異なります。

保育所などの利用申込みで、就労を理由に「保育の必要性」の認定を受けるときは、証明する書類は原則として国が定めた就労証明書の様式によるとされています（2024年9月30日施行の内閣府令による改正）。市区町村から様式が配られたら、在職証明書で代用せず、その様式を勤務先に渡して記入してもらいましょう。

提出先ごとに確認しておきたいこと

提出先	確認しておきたいこと
不動産会社・大家（賃貸）	書類名や様式の指定があるか、原本が必要か、コピーやPDFでもよいか
金融機関（住宅ローンなど）	金融機関の指定様式があるか、源泉徴収票など収入の証明が別に必要か
出入国在留管理庁（家族滞在など）	扶養者の職業が分かる在職証明書。住民税の課税（又は非課税）証明書と納税証明書も別に必要
市区町村（保育所の申込み）	在職証明書ではなく、市区町村が指定する就労証明書を使う

出入国在留管理庁の行は「在留資格「家族滞在」」の提出書類による。そのほかは一般的な確認事項です。実際に必要な書類は、提出先の案内に従ってください。

在職証明書が必要になる場面

賃貸住宅の入居審査で、勤務先が分かる書類を求められたとき
住宅ローンなどの審査で、勤め先の証明を出すよう言われたとき
在留資格の申請で、扶養者の職業が分かる書類として求められたとき（「家族滞在」など）
転職先や各種団体から、今の勤務先の証明を求められたとき
人事・総務の担当者として、社員から在職証明書の発行を頼まれたとき

在職証明書に書く項目

項目	書き方のポイント
表題	「在職証明書」とします。「在籍証明書」と呼ぶこともあるので、提出先から書類名の指定があれば合わせます。
本人の情報	氏名・生年月日・住所です。提出先が本人確認書類と照らし合わせやすいよう、住民票と同じ表記にします。
入社年月日	雇用が始まった日です。勤続年数が分かるよう、正確な日付で書きます。
雇用形態	正社員・契約社員・パートタイマーなど。契約期間の定めがあるときは、その期間も書くと伝わりやすくなります。
所属・役職	部署名と役職です。業務内容を求められたら、簡潔に添えます。
勤務日数・時間（任意）	「週5日・9:00〜18:00」のように書きます。提出先から求められたときだけで足ります。
証明文	「上記の者は、当社に在職していることを証明します。」のように、何を証明するのかを1文で書きます。
発行日・会社名・代表者	証明した日付と、会社の所在地・名称・代表者の役職と氏名です。社印（角印）を押し、問い合わせ先の部署と電話番号を添えることもあります。

在職証明書の書き方

提出先に、指定の様式がないか、書いてほしい項目（勤務時間・業務内容など）がないかを確かめます。指定の様式があれば、そちらを使います。
本人の氏名・生年月日、入社年月日、雇用形態、所属を入力します。日付は和暦と西暦を選べます。
住所・契約期間・業務内容・勤務日数と時間・使用目的は、必要なときだけ入れます。入力を始めると、空欄の任意項目は書類から外れます（何も入れずに印刷すると、手書き用にすべての欄が出ます）。
発行日、会社の所在地・名称・代表者、問い合わせ先を入れます。「名前から印鑑の画像を入れる」にチェックを入れると、会社名から角印の画像が入ります。
印刷して社印を押し、本人に渡します。提出先が原本を求めるのか、コピーやPDFでもよいのかも確認しておきましょう。

在職証明書の注意点

在職証明書は、会社が会社の名前で出す証明書です。本人が下書きを用意することはあっても、会社に無断で作成したり内容を書き換えたりして提出すると、刑法上の罪に問われるおそれがあります。こども家庭庁が示す就労証明書の様式にも、同じ趣旨の注意書きがあります。
このページで入れられる角印の画像は、見た目を整えるためのものです。提出する書類には、会社の実際の社印を押してもらいましょう。
収入の証明まで求められたら、在職証明書に年収を書き足す前に、源泉徴収票や市区町村の課税証明書でよいか提出先に確認します。出入国在留管理庁の「家族滞在」の申請でも、在職証明書とは別に住民税の課税（又は非課税）証明書と納税証明書を出すことになっています。
派遣社員の場合、雇用契約を結んでいるのは派遣元の会社です。在職証明書も派遣元に頼むのが一般的です。
住所や役職など、提出先が求めていない項目まで書く必要はありません。何を書くかは、提出先の案内を基準に決めましょう。

関係する法令

労働基準法第22条: 退職の場合に、労働者が使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由について請求したとき、会社は遅滞なく証明書を交付しなければならないと定めています。在職中の証明書についての規定ではありません。
子ども・子育て支援法施行規則第2条: 保育の必要性の認定（教育・保育給付認定）を就労を理由に申請するとき、その事実を証する書類は原則として様式第一号（就労証明書）によると定めています。

在職証明書のよくある質問

在職証明書は、会社に頼めば必ず発行してもらえますか？

必ずとは限りません。労働基準法には、在職証明書の発行を会社に義務付ける規定はありません。同法第22条で会社に交付が義務付けられているのは、退職するときに労働者が請求した証明書（退職証明書）です。発行の手続やかかる日数は会社によって違うので、提出期限から逆算して早めに人事・総務に相談しましょう。

保育園の申込みに在職証明書を出してもいいですか？

市区町村が指定する就労証明書を使うのが基本です。保育所などを利用するための認定の申請では、就労を証明する書類は原則として国が定めた様式（就労証明書）によるとされています（子ども・子育て支援法施行規則第2条）。在職証明書で代えられるかどうかは、申込み先の市区町村に確認してください。

在職証明書と退職証明書の違いは何ですか？

在職証明書は「今この会社に勤めている」ことを、退職証明書は「この会社を退職した」ことと、使用期間や退職の事由など本人が請求した事項を証明する書類です。退職証明書は、労働基準法第22条により、請求を受けた会社が遅滞なく交付しなければなりません。

パート・アルバイトでも在職証明書を出してもらえますか？

はい、頼めます。在職証明書は、雇用形態にかかわらず「その会社に雇われていること」を証明する書類で、雇用形態の欄に「パートタイマー」「アルバイト」などと書きます。

在職証明書はどこに頼めばいいですか？

勤務先の人事・総務など、証明書の発行を担当する部署に頼みます。市区町村の窓口やハローワークで発行されるものではありません。依頼するときは、提出先・使用目的・必要な部数・期限を伝えると、やり取りが一度で済みます。

在職証明書に有効期限はありますか？

在職証明書そのものに決まった有効期限はありません。ただし、提出先が「発行から〇か月以内」などと期限を決めていることがあるので、提出先の案内を確認し、発行日の新しいものを出しましょう。

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参考にした公的情報

内容の最終確認日：2026年10月15日（Daseosik編集部）。このページの解説は一般的な情報で、個別の事情に応じた法律・税務の助言ではありません。法令や運用は変わることがあるため、大切な書類は提出先や専門家（弁護士・社会保険労務士・税理士・行政書士など）にもご確認ください。

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