내용증명 보내는 법: 창구·인터넷 발송 순서와 2026 요금, 효력

내용증명이 해 주는 일과 못 하는 일

내용증명은 누가 누구에게 어떤 내용의 문서를 언제 보냈는지를 우체국이 공적으로 증명해 주는 등기우편입니다. 증명되는 것은 발송 사실과 문서 내용까지이고, 문서에 적힌 주장이 참이라는 점까지 보증하지는 않습니다. "돈을 빌려 갔다"고 적어 보내도 빌려준 사실은 차용증이나 이체 내역으로 따로 입증해야 합니다.

강제력도 없습니다. 상대가 받고도 버티면 그다음 순서는 지급명령이나 소송 같은 법원 절차입니다. 그런데도 널리 쓰이는 이유는, 나중에 다툼이 생겼을 때 "그날 이 내용을 분명히 알렸다"는 증거가 결정적인 경우가 많기 때문입니다.

• 계약 해제·해지 통보: 상대방이 있는 의사표시는 상대에게 도달해야 효력이 생기므로 도달 시점을 남기는 것이 핵심입니다.
• 돈을 갚으라는 독촉(최고): 소멸시효를 잠시 멈추는 효과가 있지만, 6개월 안에 소송·지급명령·가압류 같은 절차를 밟지 않으면 그 효과가 사라집니다(민법 제174조).
• 채권양도 통지: 채권을 넘기는 사람이 채무자에게 보내야 하고, 날짜가 공적으로 남아야 다른 채권자와 순서를 다툴 때 쓸 수 있습니다.
• 기한이 걸린 통지: 전세보증금 반환 요청서, 계약해지 통보서처럼 "언제 알렸는지"가 권리에 영향을 주는 문서.

보내기 전에 준비할 것

A4 용지에 작성하고 같은 문서를 3부 만듭니다. 1부는 상대에게 가는 원본, 나머지 2부는 원본을 복사한 등본입니다. 보내는 사람 보관용이 필요 없다면 등본을 1통만 내도 된다고 규정돼 있지만, 증거로 쓸 문서라면 3부를 만드는 편이 낫습니다. 양면에 인쇄하면 2장으로 계산되니 한 면씩 출력하세요.

문서에 적은 보내는 사람과 받는 사람의 이름·주소는 봉투에 쓴 것과 똑같아야 합니다. 고친 곳이 있다면 여백에 "정정"이나 "삭제" 같은 표시와 글자 수를 적고 도장을 찍거나 서명합니다. 접수한 뒤에는 주소든 글자든 고칠 수 없으니 제출 전에 다시 읽어 보세요.

내용은 사실관계, 요구하는 행동, 기한, 기한이 지나면 밟을 절차 순서로 짧게 쓰면 충분합니다. 기한은 "빠른 시일 내"가 아니라 "10월 15일까지"처럼 날짜로 적어야 나중에 기한을 두고 말이 갈리지 않습니다. 감정이 실린 문장은 상대를 자극할 뿐 증거로서 가치를 높여 주지 않습니다.

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같은 내용을 여러 사람에게 보낼 때는 동문내용증명으로 한 번에 접수합니다. 받는 사람별 원본에 더해, 받는 사람 전부의 이름과 주소를 적은 등본 2통을 내면 되고 수수료는 받는 사람이 1명 늘 때마다 1,300원씩 붙습니다. 동문내용증명은 우체국 창구에서만 받습니다.

우체국 창구에서 보내는 순서

1. 문서와 봉투 챙기기원본과 등본 2통, 받는 사람 주소를 쓴 봉투를 가져갑니다. 우체국 복사기를 쓰면 1장에 50원이 듭니다.
2. 창구에서 신청내용증명으로 보낸다고 말하고, 배달증명이나 익일특급 같은 부가 서비스를 함께 고릅니다.
3. 우체국의 대조와 증명직원이 원본과 등본을 대조한 뒤 발송 날짜와 우체국 이름을 적고, 원본과 등본에 날짜도장이나 구멍을 뚫는 방식으로 계인합니다. 여러 장이면 장 사이 간인도 우체국이 해 줍니다.
4. 봉함과 납부원본은 직원이 보는 앞에서 봉투에 넣어 봉합니다. 요금을 내고 받은 영수증에 등기번호가 있으니 등본과 함께 보관합니다.

배달증명을 붙일지는 통지의 성격으로 정하면 됩니다. 계약 해제나 해지 통보, 채권양도 통지처럼 상대가 받은 날짜에 따라 효력이 갈리는 문서라면 붙이는 편이 좋습니다. 배달증명을 신청하면 배달한 날짜와 받은 사람을 우체국이 확인해 알려 주므로, 도달 시점을 두고 다툴 여지가 크게 줄어듭니다.

인터넷우체국으로 보낼 때 달라지는 점

우체국에 갈 시간이 없다면 인터넷우체국의 증명서비스 메뉴에서 내용증명을 24시간 신청하면 됩니다. 제공되는 편집기에서 바로 쓰거나 PDF, HWP, DOC·DOCX 같은 파일을 올리면 우체국이 인쇄해 봉투에 넣어 보내 줍니다. 문서는 전자서명으로 위·변조를 막고 3년 동안 보관돼, 그 기간에는 인터넷으로 내용을 조회하거나 재증명을 신청할 수 있습니다. 받는 사람에게는 창구 접수와 똑같이 등기로 배달되고, 등기통상은 접수 다음 날부터 3일 안에 도착합니다.

• 파일 위아래에 쪽번호나 꼬리말이 있으면 올라가지 않습니다. 여백은 A4 세로 기준 위 20mm, 아래 40mm, 좌우 15mm 이상을 둡니다.
• 접수 뒤 1시간 안에만 취소할 수 있고, 그 뒤에는 우체국 창구에서 반환 청구를 해야 합니다.
• 동문내용증명은 인터넷으로 접수되지 않습니다.
• 요금은 창구 요금에 문서 제작 수수료(흑백 A4 1장 90원)가 더해집니다. 보낸 사람 보관용 등본을 PDF로 받으려면 접수할 때 발송인용 등본파일 서비스를 따로 신청해야 하고, 안내 문자를 받은 날부터 10일 안에 한 번만 내려받을 수 있습니다.

2026년 요금 계산표

예를 들어 A4 2장짜리를 한 사람에게 보내면 500원, 2,400원, 1,300원, 650원을 더해 4,850원입니다. 배달증명을 붙이면 1,600원과 회송용 요금 470원이 더해져 6,920원이 됩니다. 주소 불명 등으로 되돌아오면 반송 수수료 2,400원이 따로 붙습니다.

상대가 안 받을 때, 그리고 보낸 뒤

받는 사람이 수령을 거부하면 우편물은 반송됩니다. 그렇다고 통지가 없던 일이 되지는 않습니다. 대법원은 2008다19973 판결에서, 상대방이 정당한 사유 없이 통지의 수령을 거절했다면 그 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 놓인 때에 효력이 생긴다고 봤습니다. 반송된 봉투와 배달 조회 화면은 버리지 말고 보관하세요.

폐문부재나 이사불명으로 돌아온 경우는 사정이 다릅니다. 상대가 내용을 알 수 있는 상태였다고 보기 어려우니 주소를 다시 확인해 보내고, 문자나 이메일로도 같은 내용을 알려 두면 뒤탈이 적습니다. 상대의 행방을 끝내 알 수 없다면 법원을 통한 공시송달로 의사표시를 전하는 방법이 있습니다.

내용증명을 받고도 아무 반응이 없다면 다음 단계를 정해야 합니다. 금액이 정해진 돈 문제라면 지급명령을, 사실관계부터 다투는 사건이라면 소송을 준비하는 식입니다. 이때 보내 둔 내용증명 등본과 배달 기록이 첨부 증거가 됩니다.