시말서·경위서·사유서 차이: 언제 쓰고, 거부할 수 있을까

세 문서의 차이, 표 하나로 정리

이름이 비슷해서 헷갈리지만 쓰임은 꽤 다릅니다. 가장 가벼운 것은 사유서입니다. 왜 늦었는지, 왜 제출이 밀렸는지를 짧게 밝히면 끝입니다. 경위서는 사고나 문제가 생겼을 때 사실관계를 시간 순서로 정리하는 보고서이고, 시말서는 그 경위에 원인과 앞으로의 대책까지 붙여 책임 소재를 정리하는 문서입니다.

회사마다 부르는 이름이 제각각이라 이름보다 실제로 요구하는 내용을 보고 판단하는 편이 정확합니다. "경위서"라고 이름 붙여 놓고 사과문 형식을 요구하는 회사도 있고, "시말서"라는 이름으로 사실 보고만 받는 회사도 있습니다.

시말서를 내라는데, 반성문까지 써야 할까

대법원은 2010년 1월 14일 선고한 2009두6605 판결에서, 시말서가 사건 경위를 보고하는 데 그치지 않고 "잘못을 반성하고 사죄한다"는 내용을 담은 사죄문이라면 이를 강제하는 것은 헌법이 보장하는 양심의 자유를 침해한다고 판단했습니다. 그런 제출 의무를 정한 취업규칙 조항은 효력이 없고, 그 조항을 근거로 한 제출 명령도 정당한 업무 명령으로 볼 수 없다는 취지입니다.

거꾸로 말하면, 무슨 일이 있었는지 사실관계를 보고하라는 지시는 정당한 업무 지시입니다. 경위 보고까지 거부하면 업무 지시 불이행으로 문제가 될 수 있습니다. 그래서 현실적인 대응은 "사실관계는 보고하되 반성·사죄 문구는 쓰지 않겠다"는 식으로 선을 긋는 것입니다.

경위서 쓰는 법: 시간 순서와 사실만

1. 날짜·시간·장소부터"9월 22일 오후 2시 10분, 2층 자재 창고"처럼 다른 사람이 확인할 수 있는 정보로 시작합니다.
2. 일어난 일을 순서대로누가 무엇을 어떻게 했는지 시간 순서로 씁니다. 추측이 들어가면 "~로 보입니다"처럼 추측이라는 점을 드러냅니다.
3. 직후에 한 조치상사 보고, 응급조치, 고객 연락처럼 사고 직후에 한 일을 적습니다.
4. 피해 규모금액, 수량, 지연 시간처럼 숫자로 적을 수 있는 것은 숫자로 적습니다.
5. 첨부 자료사진, 메신저 기록, 영수증처럼 사실을 뒷받침하는 자료를 붙입니다.

경위서에서 가장 흔한 실수는 감정이나 변명을 섞는 것입니다. "억울하지만", "원래 제 담당이 아니었는데"로 시작하면 읽는 사람은 사실보다 태도를 먼저 봅니다. 억울한 사정이 있다면 사실을 모두 적은 뒤 마지막에 본인 의견을 따로 두어 정리하세요.

經경위서 양식무료 · 온라인 작성 · PDF·워드·엑셀·한글바로 쓰기 ›

시말서 쓰는 법: 대책은 구체적으로, 인정은 사실 범위까지

시말서는 징계위원회에 그대로 올라가는 경우가 많습니다. 그래서 무엇을 인정하느냐가 중요합니다. 실제로 한 일은 인정하되, 확인되지 않은 결과나 다른 사람의 몫까지 떠안는 표현은 피하세요. "모든 책임은 제게 있습니다"는 한 줄짜리 문장이지만, 나중에 징계 수위를 정할 때 그대로 인용되곤 합니다.

• 원인: "부주의로"처럼 뭉뚱그리지 말고 어떤 절차를 건너뛰었는지 적습니다.
• 재발 방지 대책: "앞으로 주의하겠습니다" 대신 "출고 전 체크리스트를 2단계로 확인" 같은 행동으로 적습니다.
• 피해 회복: 이미 한 조치와 앞으로 할 조치를 나눠 적습니다.

사유서는 짧을수록 좋다

지각, 결근, 서류 제출 지연처럼 가벼운 일에는 사유서를 씁니다. 날짜, 무슨 일이었는지, 이유, 증빙 네 가지면 충분합니다. 병원 진료였다면 진료확인서, 대중교통 지연이었다면 지연증명서를 붙이면 따로 설명할 필요가 줄어듭니다. 지하철과 열차 운영기관은 홈페이지에서 지연증명서를 발급하는 경우가 많습니다.

사유서에 반성이나 다짐을 길게 쓸 필요는 없습니다. 같은 일이 되풀이되어 경위서나 시말서를 요구받는 단계로 넘어가지 않도록, 사유를 정확히 쓰고 증빙을 제때 내면 됩니다.

由사유서 양식무료 · 온라인 작성 · PDF·워드·엑셀·한글바로 쓰기 ›

반성문은 성격이 전혀 다르다

반성문은 업무 문서라기보다 개인이 잘못을 뉘우치는 글입니다. 학교에서 학생이 쓰거나, 형사 사건에서 피고인이 재판부에 내는 경우가 대표적입니다. 재판부에 내는 반성문은 형을 정할 때 참고 자료가 되므로, 형식적인 사과보다 무엇을 잘못했고 피해 회복을 위해 무엇을 했는지를 구체적으로 적어야 읽는 사람이 진심을 가늠할 수 있습니다.

회사가 시말서라는 이름으로 사실상 반성문을 요구한다면 앞에서 본 대법원 판결을 떠올리면 됩니다. 사실을 보고하는 일과 반성·사죄를 강요받는 일은 다른 문제입니다.

징계로 이어질 때 확인할 세 가지

시말서를 낸 뒤 징계 통보가 오면 당황하기 쉽습니다. 그때는 문서 내용보다 절차와 수위를 먼저 봐야 합니다. 징계가 부당하다고 판단되는 사례는 사유가 없어서보다 절차를 어겼거나 수위가 지나치게 무거워서인 경우가 많습니다.

1. 절차: 취업규칙이나 단체협약에 징계위원회 개최, 소명 기회 부여 같은 절차가 정해져 있다면 회사도 그대로 지켜야 합니다. 소명할 기회를 주지 않고 내린 징계는 무효로 판단되는 경우가 많습니다.
2. 감봉 한도: 근로기준법 제95조는 감급 1회 금액이 평균임금 1일분의 2분의 1을, 총액이 1임금지급기(보통 한 달) 임금 총액의 10분의 1을 넘지 못하게 합니다. 예를 들어 월급 300만 원인 직원이라면 한 달에 깎을 수 있는 총액은 30만 원을 넘을 수 없습니다.
3. 균형: 같은 잘못에 비해 지나치게 무거운 징계는 징계권 남용으로 다투어 볼 수 있습니다. 비슷한 일로 다른 직원이 어떤 처분을 받았는지도 비교 자료가 됩니다.