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경비정산서가 필요한 경우
- 출장에서 쓴 교통비와 숙박비를 돌려받을 때
- 거래처 미팅 식대나 택시비를 개인 카드로 먼저 냈을 때
- 행사 준비물을 사면서 미리 받은 가지급금을 정산할 때
- 한 달 동안 쓴 업무 경비를 모아 월말에 한 번에 청구할 때
- 법인카드가 없는 작은 회사에서 직원이 비용을 먼저 내고 나중에 돌려받을 때
경비정산서에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 소속·성명·정산 기간 | 누가 언제 쓴 비용인지 적습니다. |
| 사용 목적 | "부산 거래처 설비 점검 출장"처럼 업무와 어떤 관련이 있는지 적습니다. |
| 사용 내역 | 일자, 항목, 사용처, 결제 수단, 금액을 건별로 적습니다. |
| 증빙 | 건마다 카드 전표, 현금영수증, 세금계산서를 붙입니다. 내역과 같은 순서로 번호를 매겨 두면 확인이 빠릅니다. |
| 가지급금과 정산액 | 미리 받은 돈이 있으면 빼고, 회사가 더 줄 돈이나 돌려받을 돈을 계산합니다. |
| 지급 계좌와 결재 | 돌려받을 계좌를 적고 결재권자의 승인을 받습니다. |
경비정산서 작성 방법
- 소속, 성명, 직급, 정산 기간, 사용 목적을 입력합니다.
- 사용 내역 칸에 "일자 / 항목 / 사용처 / 결제 수단 / 금액"을 한 줄씩 입력하면 합계가 계산됩니다. 날짜는 9.22처럼 점으로 적습니다.
- 미리 받은 가지급금이 있으면 입력합니다. 회사가 줄 금액이나 반납할 금액이 자동으로 표시됩니다.
- 돌려받을 계좌를 적고, 증빙 영수증을 내역 순서대로 붙입니다.
- 출력해 결재를 올리거나 PDF로 저장해 전자결재에 첨부합니다.
- 정산이 끝나면 지급 내역을 확인하고, 반납할 금액이 있으면 회사 계좌로 입금한 뒤 그 내역을 정산서에 붙여 둡니다.
작성할 때 주의할 점
- 건당 3만 원을 넘는 지출은 카드 전표나 현금영수증 같은 적격증빙이 있어야 회사가 비용 처리할 때 가산세를 물지 않습니다. 간이영수증은 3만 원 이하 지출에만 쓰세요.
- 현금으로 냈다면 현금영수증을 "지출증빙용"으로, 회사 사업자등록번호를 넣어 받아야 회사 비용으로 처리하기 쉽습니다.
- 거래처와의 식사비는 참석자와 목적을 비고에 적어 두세요. 기업업무추진비(옛 접대비)로 처리되는 비용은 증빙 요건이 더 까다롭습니다.
- 출장 일비처럼 회사 규정으로 정액을 주는 항목은 규정 금액을 넘지 않게 적고, 실제로 쓴 비용과 섞지 마세요.
- 같은 비용을 두 번 청구하는 실수를 막으려면 정산이 끝난 영수증 뒷면에 정산 완료와 날짜를 적어 두세요.
- 해외 출장 경비는 카드사가 실제로 청구한 원화 금액을 기준으로 적고, 현지 통화 금액은 비고에 함께 남겨 두면 확인이 쉽습니다.
관련 법령
- 법인세법 제116조
- 법인은 사업과 관련해 지출한 비용의 증빙서류를 받아 보관해야 하며, 건당 3만 원(시행령 기준)을 넘는 거래는 카드 전표, 현금영수증, 세금계산서 같은 적격증빙이어야 합니다.
경비정산서 양식 미리보기
그림을 누르면 크게 볼 수 있습니다.
경비정산서 자주 묻는 질문
경비정산서와 지출결의서는 무엇이 다른가요?
지출결의서는 회사 돈을 쓰기 전이나 쓴 뒤에 지출 자체를 승인받는 문서이고, 경비정산서는 직원이 먼저 쓴 돈을 항목별로 정리해 돌려받는 문서입니다.
영수증을 잃어버렸으면 어떻게 하나요?
카드로 결제했다면 카드사 홈페이지나 앱에서 매출전표를 다시 출력할 수 있습니다. 현금으로 냈다면 가게에 재발행을 부탁하고, 그것도 어려우면 사유서를 붙여 회사 규정에 따라 처리합니다.
개인 카드로 쓴 비용도 정산받을 수 있나요?
네. 업무에 쓴 돈이라면 개인 카드 전표도 증빙이 됩니다. 다만 회사 비용으로 정산받은 금액은 연말정산 때 신용카드 소득공제에 넣으면 안 됩니다.
가지급금보다 적게 썼으면 어떻게 하나요?
남은 돈을 회사 계좌로 돌려줘야 합니다. 이 양식은 가지급금과 사용 합계를 비교해 반납할 금액을 자동으로 보여 줍니다.
경비정산은 언제까지 해야 하나요?
회사 규정을 따르지만 보통 출장이나 지출이 끝난 뒤 일주일 안, 늦어도 그달 말까지입니다. 늦어지면 증빙이 흩어지고 회계 마감에 넣지 못할 수 있습니다.
출장 중에 쓴 개인 식비도 정산되나요?
회사 출장 규정에 식비 한도가 있다면 그 안에서 정산됩니다. 일비로 식비를 따로 주는 회사라면 식당 영수증은 정산 대상이 아닐 수 있으니 규정을 먼저 확인하세요.
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최종 업데이트 2026년 10월 29일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.