경비정산서 양식

경비정산서가 필요한 경우

• 출장에서 쓴 교통비와 숙박비를 돌려받을 때
• 거래처 미팅 식대나 택시비를 개인 카드로 먼저 냈을 때
• 행사 준비물을 사면서 미리 받은 가지급금을 정산할 때
• 한 달 동안 쓴 업무 경비를 모아 월말에 한 번에 청구할 때
• 법인카드가 없는 작은 회사에서 직원이 비용을 먼저 내고 나중에 돌려받을 때

경비정산서에 꼭 들어가야 할 내용

경비정산서 작성 방법

1. 소속, 성명, 직급, 정산 기간, 사용 목적을 입력합니다.
2. 사용 내역 칸에 "일자 / 항목 / 사용처 / 결제 수단 / 금액"을 한 줄씩 입력하면 합계가 계산됩니다. 날짜는 9.22처럼 점으로 적습니다.
3. 미리 받은 가지급금이 있으면 입력합니다. 회사가 줄 금액이나 반납할 금액이 자동으로 표시됩니다.
4. 돌려받을 계좌를 적고, 증빙 영수증을 내역 순서대로 붙입니다.
5. 출력해 결재를 올리거나 PDF로 저장해 전자결재에 첨부합니다.
6. 정산이 끝나면 지급 내역을 확인하고, 반납할 금액이 있으면 회사 계좌로 입금한 뒤 그 내역을 정산서에 붙여 둡니다.

작성할 때 주의할 점

• 건당 3만 원을 넘는 지출은 카드 전표나 현금영수증 같은 적격증빙이 있어야 회사가 비용 처리할 때 가산세를 물지 않습니다. 간이영수증은 3만 원 이하 지출에만 쓰세요.
• 현금으로 냈다면 현금영수증을 "지출증빙용"으로, 회사 사업자등록번호를 넣어 받아야 회사 비용으로 처리하기 쉽습니다.
• 거래처와의 식사비는 참석자와 목적을 비고에 적어 두세요. 기업업무추진비(옛 접대비)로 처리되는 비용은 증빙 요건이 더 까다롭습니다.
• 출장 일비처럼 회사 규정으로 정액을 주는 항목은 규정 금액을 넘지 않게 적고, 실제로 쓴 비용과 섞지 마세요.
• 같은 비용을 두 번 청구하는 실수를 막으려면 정산이 끝난 영수증 뒷면에 정산 완료와 날짜를 적어 두세요.
• 해외 출장 경비는 카드사가 실제로 청구한 원화 금액을 기준으로 적고, 현지 통화 금액은 비고에 함께 남겨 두면 확인이 쉽습니다.

관련 법령

법인세법 제116조

법인은 사업과 관련해 지출한 비용의 증빙서류를 받아 보관해야 하며, 건당 3만 원(시행령 기준)을 넘는 거래는 카드 전표, 현금영수증, 세금계산서 같은 적격증빙이어야 합니다.

경비정산서 자주 묻는 질문

함께 쓰는 서식

사무·총무 서식 더 보기

• 구매요청서
• 업무일지
• 주간업무보고서
• 회의록
• 인수인계서
• 기안서
• 공문
• 사업계획서
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