품의서 양식 무료 다운로드·온라인 작성

품의서가 필요한 경우

노트북, 장비처럼 일정 금액이 넘는 물품을 사기 전
외주 업체와 계약하기 전에 업체 선정과 금액을 승인받을 때
행사, 교육, 워크숍을 열기 위해 예산을 확보해야 할 때
광고 집행이나 이벤트 경품처럼 예산이 따로 잡혀 있지 않은 비용을 쓰기 전
채용, 거래처 변경처럼 결정 권한이 윗선에 있는 일을 추진할 때

품의서에 꼭 들어가야 할 내용

항목	작성 요령
품의 제목	"업무용 노트북 3대 구매 품의"처럼 무엇을 승인받는지 한눈에 보이게 씁니다.
추진 배경과 목적	왜 지금 필요한지, 하지 않으면 어떤 문제가 생기는지 적습니다.
소요 예산	품목별 단가와 수량, 총액을 적고 어느 예산에서 쓰는지 밝힙니다.
세부 내용과 업체 선정 이유	견적을 두 곳 이상 받았다면 비교 결과와 고른 이유를 적습니다.
기대 효과	승인하면 무엇이 좋아지는지 날짜나 숫자로 보여 주면 결재가 빨라집니다.
예산 항목	부서 운영비, 프로젝트 예산처럼 어느 예산에서 쓰는지와 쓰고 난 뒤 남는 금액을 적어 두면 재무팀 검토가 빨라집니다.
결재란과 첨부	전결 규정에 맞는 결재선을 두고 견적서 같은 첨부 자료를 표시합니다.
추진 일정	언제 발주하고 언제 받아 언제부터 쓰는지 적습니다. 납기가 급하면 결재가 필요한 날짜도 함께 밝힙니다.

품의서 작성 방법

품의서 작성 예시 - 신입 3명이 쓸 노트북을 견적 3곳 중 최저가 업체에서 사도록 승인을 구하는 경우 — **품의서 작성 예시**견적 3곳을 비교한 노트북 3대 구매

기안 부서, 기안자, 기안일, 품의 제목을 입력합니다.
추진 배경을 두세 문장으로 적습니다.
품목을 "품목 / 규격 / 수량 / 단가" 순서로 입력하면 금액과 합계가 자동으로 계산됩니다.
세부 내용, 기대 효과, 첨부 자료(견적서 등)를 적습니다.
출력하거나 PDF로 저장해 결재를 올리고, 승인되면 대금을 줄 때 지출결의서를 작성합니다.

작성할 때 주의할 점

결론을 맨 앞에 두세요. 결재권자는 첫 문단에서 무엇을, 얼마에 승인하는지 알고 싶어 합니다.
견적서는 가능하면 두 곳 이상 받아 붙이세요. 한 업체 견적만 올리면 "왜 이 업체냐"는 질문으로 반려되기 쉽습니다.
품의가 승인됐다고 바로 돈이 나가지는 않습니다. 실제 지급 때 지출결의서를 따로 올리는 회사가 대부분입니다.
전결 한도를 피하려고 한 건을 여러 건으로 쪼개 올리면 감사에서 "분할 품의"로 지적받습니다.
품의 금액은 상한선으로 읽힙니다. 운송비, 설치비, 부가세처럼 따라붙는 비용을 빠뜨리면 실제 지급 때 금액이 넘어 변경 품의를 다시 올려야 합니다.
급한 건이라면 제목 앞에 [긴급]을 붙이고 필요한 날짜를 본문 첫 줄에 쓰세요. 결재권자가 처리 순서를 정할 때 참고합니다.

품의서 양식 미리보기

그림을 누르면 크게 볼 수 있습니다.

품의서 자주 묻는 질문

품의서와 기안서는 무엇이 다른가요?

기안서는 결재를 받으려고 올리는 문서를 두루 이르는 말이고, 품의서는 그중에서도 비용이 드는 일을 미리 승인받는 문서입니다. 회사에 따라 두 말을 같은 뜻으로 쓰기도 합니다.

품의서와 지출결의서 중 무엇을 먼저 쓰나요?

품의서를 먼저 씁니다. 품의로 "사도 된다"는 승인을 받고, 실제 대금을 지급할 때 지출결의서를 올리는 순서입니다. 두 문서를 같은 번호로 묶어 보관하면 감사 때 추적이 쉽습니다.

"품의"는 무슨 뜻인가요?

품의(稟議)는 윗사람에게 여쭈어 의논한다는 뜻입니다. 결정 권한이 있는 사람에게 실행 여부를 묻는 문서라는 의미가 이름에 담겨 있습니다.

금액이 작아도 품의서를 써야 하나요?

회사 규정에 따라 다릅니다. 일정 금액 이하는 팀장 전결이나 법인카드 사용으로 끝내고, 그보다 크면 품의서를 요구하는 곳이 많습니다. 전결 규정표에 금액 구간별 결재권자가 적혀 있으니 먼저 확인하세요.

품의서가 반려되면 어떻게 하나요?

반려 사유를 확인해 고친 뒤 다시 올립니다. 금액 근거나 업체 비교가 부족해 반려되는 경우가 많으니 견적서를 보강하세요. 다시 올릴 때 무엇을 고쳤는지 한 줄 적어 두면 재검토가 빨라집니다.

승인된 품의 내용을 바꾸려면 어떻게 하나요?

금액이나 업체가 바뀌면 변경 품의를 다시 올려 승인받는 것이 원칙입니다. 승인과 다른 내용으로 돈을 쓰면 감사에서 문제가 됩니다.

사무·총무품의서 기안서 차이: 지출결의서까지 결재 순서와 전결 정리품의서와 기안서는 무엇을 승인받느냐가 다르고, 지출결의서는 돈이 실제로 나가기 직전에 씁니다.2026년 10월 1일 · 약 7분

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최종 업데이트 2026년 10월 29일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.

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품 의 서

1. 추진 배경 및 목적

2. 소요 예산

3. 세부 내용

4. 기대 효과