구매요청서 양식

구매요청서가 필요한 경우

• 팀에서 쓸 노트북, 모니터, 소프트웨어 라이선스를 새로 사야 할 때
• 사무용품이나 소모품을 한 달 치씩 모아서 신청할 때
• 행사나 프로젝트에 필요한 장비를 사거나 빌려야 할 때
• 고장 난 장비를 바꾸려고 예산 집행 승인을 받아야 할 때
• 사무실 이전이나 신규 채용으로 책상, 의자 같은 집기를 한꺼번에 마련해야 할 때

구매요청서에 꼭 들어가야 할 내용

구매요청서 작성 방법

1. 요청 부서, 요청자, 요청일, 필요일을 입력합니다.
2. 품목 칸에 "품목 / 규격 / 수량 / 예상 단가"를 한 줄씩 넣으면 예상 금액이 계산됩니다.
3. 구매 사유를 두세 문장으로 구체적으로 적습니다.
4. 예산 항목, 추천 구매처나 첨부 견적, 비고를 적습니다.
5. 출력하거나 PDF로 저장해 결재를 올리고, 승인이 나면 구매 담당자에게 넘깁니다.
6. 승인된 요청서는 발주서, 거래명세서, 세금계산서와 함께 묶어 두면 나중에 예산 집행 내역을 설명하기 쉽습니다.

작성할 때 주의할 점

• 일정 금액을 넘으면 견적서 두세 곳을 붙이도록 정한 회사가 많습니다. 미리 견적을 받아 두면 결재가 빨라집니다.
• 같은 물품을 여러 부서가 따로 요청하면 단가 협상이 어렵습니다. 총무나 구매 부서가 한 달에 한 번 모아서 발주하면 비용이 줄어듭니다.
• 소프트웨어나 구독 서비스는 1년 총비용과 자동 갱신 조건까지 적어야 결재권자가 판단하기 쉽습니다.
• 급하게 먼저 산 경우라도 사유에 "긴급"과 그 이유를 적어 요청서를 남겨 두세요. 나중에 예산 집행을 설명할 근거가 됩니다.
• 결재권자는 왜 지금 사야 하는지를 가장 먼저 봅니다. 지금 쓰는 장비의 사용 연수나 최근 고장 횟수처럼 숫자를 넣으면 설득력이 커집니다.
• 노트북이나 모니터처럼 자산으로 관리하는 물품은 사용할 사람 이름을 적어 두면 구매 뒤 비품 대장에 올리기 쉽습니다.

구매요청서 자주 묻는 질문

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사무·총무 서식 더 보기

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• 출장보고서
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