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구매요청서가 필요한 경우
- 팀에서 쓸 노트북, 모니터, 소프트웨어 라이선스를 새로 사야 할 때
- 사무용품이나 소모품을 한 달 치씩 모아서 신청할 때
- 행사나 프로젝트에 필요한 장비를 사거나 빌려야 할 때
- 고장 난 장비를 바꾸려고 예산 집행 승인을 받아야 할 때
- 사무실 이전이나 신규 채용으로 책상, 의자 같은 집기를 한꺼번에 마련해야 할 때
구매요청서에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 요청 부서와 요청자 | 누가 요청하는지, 물품을 받아 쓸 사람이 누구인지 적습니다. |
| 필요일 | 언제까지 있어야 하는지 적어야 구매 담당자가 견적과 배송 일정을 잡을 수 있습니다. |
| 품목·규격·수량 | 모델명이나 사양을 구체적으로 적습니다. "노트북 1대"보다 "16인치, 램 32GB 이상"이 좋습니다. |
| 예상 단가와 금액 | 인터넷 최저가나 미리 받은 견적을 기준으로 적고, 부가세가 포함된 금액인지 함께 표시합니다. |
| 구매 사유 | 왜 필요한지, 없으면 어떤 문제가 생기는지 적습니다. 결재권자가 가장 먼저 보는 칸입니다. |
| 예산 항목과 결재 | 어느 예산에서 쓰는지 적고 결재란에서 승인을 받습니다. |
구매요청서 작성 방법
작성할 때 주의할 점
- 일정 금액을 넘으면 견적서 두세 곳을 붙이도록 정한 회사가 많습니다. 미리 견적을 받아 두면 결재가 빨라집니다.
- 같은 물품을 여러 부서가 따로 요청하면 단가 협상이 어렵습니다. 총무나 구매 부서가 한 달에 한 번 모아서 발주하면 비용이 줄어듭니다.
- 소프트웨어나 구독 서비스는 1년 총비용과 자동 갱신 조건까지 적어야 결재권자가 판단하기 쉽습니다.
- 급하게 먼저 산 경우라도 사유에 "긴급"과 그 이유를 적어 요청서를 남겨 두세요. 나중에 예산 집행을 설명할 근거가 됩니다.
- 결재권자는 왜 지금 사야 하는지를 가장 먼저 봅니다. 지금 쓰는 장비의 사용 연수나 최근 고장 횟수처럼 숫자를 넣으면 설득력이 커집니다.
- 노트북이나 모니터처럼 자산으로 관리하는 물품은 사용할 사람 이름을 적어 두면 구매 뒤 비품 대장에 올리기 쉽습니다.
구매요청서 양식 미리보기
그림을 누르면 크게 볼 수 있습니다.
구매요청서 자주 묻는 질문
구매요청서와 품의서는 어떻게 다른가요?
구매요청서는 필요한 물품을 사 달라고 요청하는 문서이고, 품의서는 구매뿐 아니라 계약, 행사, 채용처럼 돈이 드는 일 전반에 대해 결재권자의 승인을 받는 문서입니다. 회사에 따라 구매요청서를 구매 품의서라고 부르기도 합니다.
구매요청서와 발주서는 누가 쓰나요?
구매요청서는 물품이 필요한 부서가 회사 안에서 쓰고, 발주서는 승인이 난 뒤 구매 담당자가 외부 업체에 보냅니다. 작은 회사에서는 한 사람이 두 서류를 모두 쓰기도 하지만, 요청과 주문을 나눠 두면 누가 무엇을 승인했는지 기록이 남습니다.
예상 단가는 어떻게 적나요?
인터넷 쇼핑몰 가격이나 업체 견적을 기준으로 적고, 비고에 출처를 남깁니다. 부가세가 포함된 금액인지도 적어 두세요.
결재란 칸 이름을 바꿀 수 있나요?
이 양식의 결재란은 담당, 팀장, 대표 세 칸입니다. 회사 결재 단계가 다르면 워드 파일로 내려받아 칸 이름을 고쳐 쓰면 됩니다.
구매요청서를 메일로 올려도 되나요?
회사 규정이 허용하면 됩니다. PDF로 저장해 전자결재나 메일로 올리고, 승인 기록을 함께 보관하는 곳이 많습니다.
구매요청서가 반려되면 어떻게 하나요?
반려 사유를 확인해 수량을 줄이거나 더 저렴한 대안을 찾아 다시 올립니다. 사유가 예산 부족이라면 다음 분기 예산에 반영해 달라고 요청하는 방법도 있습니다.
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최종 업데이트 2026년 10월 29일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.