견적서·거래명세서·세금계산서 차이와 발행 순서

거래 한 건에 오가는 문서들

흐름으로 보면 견적서가 먼저 오가고 발주서로 주문이 확정됩니다. 물건이나 용역이 넘어간 뒤 거래명세서와 세금계산서가 나오고, 청구서와 입금으로 한 건이 마무리됩니다. 이 가운데 법이 양식과 필수 기재사항을 정해 둔 문서는 부가가치세법의 세금계산서 하나입니다. 나머지는 관행으로 쓰는 문서지만, 분쟁이 생기면 무엇을 얼마에 사기로 했고 실제로 무엇이 넘어갔는지 보여 주는 증거가 됩니다.

견적서와 발주서 사이에서 계약이 굳어진다

견적서는 "이 조건이면 이 가격에 공급하겠다"는 제안입니다. 품목, 수량, 단가, 납기까지 구체적으로 적혀 있으면 상대방이 받아들이는 순간 계약이 성립하는 청약으로 볼 여지가 커지고, 대략적인 가격만 적었다면 협상 자료에 가깝습니다. 그래서 견적서에는 유효기간을 꼭 적어 두는 편이 좋습니다. 민법 제528조는 승낙 기간을 정한 청약은 그 기간 안에 승낙 통지를 받지 못하면 효력을 잃는다고 정하고 있어, 원자재 값이 오른 뒤 몇 달 지난 견적으로 주문이 들어와도 거절할 근거가 생깁니다.

발주서는 구매자가 견적을 받아들여 주문을 확정하는 문서입니다. 상인끼리 거래한다면 조심할 점이 하나 있습니다. 상법 제53조에 따라 늘 거래하는 상대방에게서 영업 범위에 속하는 주문을 받은 상인이 지체 없이 수락이나 거절을 알리지 않으면 승낙한 것으로 봅니다. 받을 수 없는 발주라면 바로 거절 의사를 기록으로 남겨야 합니다.

見견적서 양식무료 · 온라인 작성 · PDF·워드·엑셀·한글바로 쓰기 ›

납품서·인수증·거래명세서는 역할이 다르다

납품서는 공급자가 "이만큼 넣었다"고 적어 보내는 문서이고, 인수증은 받은 쪽이 "이만큼 받았다"고 서명해 주는 문서입니다. 물건이 넘어갔다는 증거로는 받은 사람의 서명이 들어간 인수증이 더 강합니다. 상인 간 매매라면 상법 제69조에 따라 매수인은 물건을 받은 뒤 지체 없이 검사하고, 하자나 수량 부족을 발견하면 곧바로 알려야 나중에 계약 해제나 대금 감액, 손해배상을 청구할 수 있습니다. 바로 발견하기 어려운 하자도 6개월 안에 발견해 알려야 합니다.

그러니 인수증에 서명하기 전에 수량과 외관부터 확인하고, 이상이 있으면 그 자리에서 인수증에 적어 두는 것이 좋습니다. 거래명세서는 품목, 수량, 단가, 공급가액, 세액을 한눈에 정리한 내역서로, 납품할 때마다 건별로 주기도 하고 한 달 치를 모아 월말에 보내기도 합니다. 세금계산서를 발행할 근거 자료로 쓰이지만 그 자체가 세금계산서 역할을 하지는 못합니다.

去거래명세서 양식무료 · 온라인 작성 · PDF·워드·엑셀·한글바로 쓰기 ›

세금계산서, 언제 어떻게 발급하나

1. 발급 시기원칙은 공급시기입니다. 재화는 인도되는 때, 용역은 역무 제공이 끝나는 때가 공급시기입니다.
2. 월합계 발급한 달 동안의 거래를 거래처별로 합쳐 그 달 말일을 작성일자로 발급하면 다음 달 10일까지 발급해도 됩니다. 10일이 토요일이나 공휴일이면 다음 영업일까지입니다.
3. 필수 기재사항공급자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성연월일을 적습니다. 이 가운데 하나라도 빠지거나 사실과 다르면 공급가액의 1%가 가산세로 붙을 수 있습니다.
4. 전자 발급 의무법인사업자와 직전 연도 사업장별 공급가액(면세 포함)이 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서로 발급해야 합니다. 개인사업자는 기준을 넘긴 해의 다음 해 7월 1일부터 의무가 생깁니다.
5. 국세청 전송전자세금계산서는 발급일 다음 날까지 국세청에 발급명세를 전송해야 합니다.

발급이나 전송 시기를 놓치면 부가가치세법 제60조에 따라 공급가액에 비례한 가산세가 붙습니다. 월합계로 모아 발급하는 거래처가 많다면 매달 10일 마감을 따로 챙겨야 합니다.

세금계산서를 발급했다고 대금 청구가 끝나는 것은 아닙니다. 지급 기한과 입금 계좌를 적은 청구서를 함께 보내 두면, 대금이 밀렸을 때 언제부터 늦었는지 따지기 쉽고 독촉할 때도 근거로 쓸 수 있습니다.

세금계산서를 못 받았거나 못 끊는 경우

공급자가 끝내 세금계산서를 발급해 주지 않으면 매입자발행세금계산서라는 길이 있습니다. 공급받은 사업자가 공급시기가 속하는 과세기간이 끝난 날부터 1년 안에 관할 세무서에 거래사실 확인을 신청하고, 확인을 받으면 직접 세금계산서를 발행해 매입세액을 공제받는 방식입니다. 거래 한 건의 공급대가가 5만 원 이상이어야 하고, 입금 내역이나 거래명세서처럼 거래를 객관적으로 보여 줄 자료가 필요합니다.

애초에 세금계산서를 발급할 수 없는 공급자도 있습니다. 간이과세자 가운데 직전 연도 공급대가가 4,800만 원 미만인 사업자와 신규로 간이과세를 적용받는 사업자는 세금계산서 대신 영수증을 발급합니다. 큰 거래를 앞두고 있다면 상대방의 과세 유형을 미리 확인해 두세요.

사업자가 다른 사업자에게서 물건이나 용역을 사면서 건당 3만 원(부가가치세 포함)을 넘게 지출했다면 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 가운데 하나를 받아야 합니다. 거래명세서나 간이영수증만 받아 두면 이 요건을 채우지 못해, 받지 않은 금액의 2%가 증명서류 수취 불성실 가산세로 붙을 수 있습니다.

5년 보관, 무엇을 남겨야 하나

국세기본법 제85조의3에 따라 모든 거래의 장부와 증거서류는 그 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 전자세금계산서는 국세청에도 발급명세가 남지만 견적서, 발주서, 납품서, 거래명세서는 회사가 직접 챙기지 않으면 흩어지기 쉽습니다. 종이 서류를 스캔본으로만 보관하는 데는 별도 요건이 있고, 특히 계약서처럼 위조나 변조가 쉬운 서류는 전자화한 본만으로 보관 의무를 다한 것으로 보지 않으므로 원본을 남겨 두세요.