발주서 양식

발주서가 필요한 경우

• 견적을 비교한 뒤 한 업체를 골라 정식으로 주문할 때
• 원자재나 부품을 정기적으로 주문하는 거래처에 이번 달 물량을 알릴 때
• 제조나 가공을 외부 업체에 맡기면서 규격과 납기를 문서로 정할 때
• 사내 구매 결재가 끝나 실제 구매를 진행할 때

발주서에 꼭 들어가야 할 내용

발주서 작성 방법

1. 발주번호, 발주일, 납기, 납품 장소, 기준 견적을 입력합니다.
2. 발주처(우리 회사)와 공급처(업체) 정보를 채우고 발주 담당자를 적습니다.
3. 발주 품목 칸에 "품목 / 규격 / 수량 / 단가"를 한 줄씩 넣으면 공급가액이 계산됩니다.
4. 부가세 별도·포함을 고르고 결제 조건과 비고를 적습니다.
5. 미리보기로 수량과 금액을 확인한 뒤 PDF로 저장해 보내거나 출력해 직인을 찍습니다.
6. 업체의 수주 확인(서명이나 회신 메일)을 받아 두고, 납품 때 이 발주서와 대조해 검수합니다.

작성할 때 주의할 점

• 늘 거래하는 상인끼리는 발주를 받은 업체가 지체 없이 거절하지 않으면 주문을 받아들인 것으로 봅니다. 그래도 발주하는 쪽은 업체의 수주 확인을 받아 두어야 납기를 두고 다툴 일이 없습니다.
• 제조나 가공을 맡기는 하도급 거래라면 원사업자는 작업이 시작되기 전까지 위탁 내용을 적은 서면을 발급해야 합니다. 발주서가 그 서면 역할을 하니 대금, 납기, 검사 방법을 빠뜨리지 마세요.
• 단가가 견적서와 달라졌다면 발주서에 바뀐 단가와 이유를 적고 업체의 확인을 받아 두세요.
• 급하게 전화로 주문했더라도 같은 날 발주서를 보내 두면 수량이나 단가를 두고 말이 엇갈리는 일이 줄어듭니다.

관련 법령

상법 제53조

상시 거래관계에 있는 상인에게서 영업 부류에 속한 계약의 청약을 받은 상인은 지체 없이 승낙 여부를 알려야 하며, 알리지 않으면 승낙한 것으로 봅니다.

하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조

원사업자는 수급사업자에게 제조 등을 위탁할 때 작업 착수 전까지 하도급대금, 납기 등을 적은 서면을 발급해야 합니다.

발주서 자주 묻는 질문

함께 쓰는 서식

금전·거래 서식 더 보기

• 차용증
• 영수증
• 현금보관증
• 금전소비대차계약서
• 청구서
• 입금표
• 인수증
• 지불각서