다서식
발주서가 필요한 경우
- 견적을 비교한 뒤 한 업체를 골라 정식으로 주문할 때
- 원자재나 부품을 정기적으로 주문하는 거래처에 이번 달 물량을 알릴 때
- 제조나 가공을 외부 업체에 맡기면서 규격과 납기를 문서로 정할 때
- 사내 구매 결재가 끝나 실제 구매를 진행할 때
발주서에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 발주번호와 발주일 | 납품서와 세금계산서에 같은 번호를 적게 하면 대금 정산 때 대조가 쉬워집니다. |
| 발주처와 공급처 | 주문하는 회사와 주문받는 업체의 상호, 사업자등록번호, 대표자, 연락처를 적습니다. |
| 품목·규격·수량·단가 | 모델명, 색상, 치수까지 적어야 엉뚱한 물건이 들어오는 일을 막습니다. |
| 납기와 납품 장소 | 언제까지 어디로 가져와야 하는지, 나눠서 납품해도 되는지 적습니다. |
| 결제 조건 | 검수 뒤 며칠 안에 어떤 방법으로 대금을 지급하는지 적습니다. |
| 기준 견적 | 어느 견적서(번호와 날짜)를 기준으로 주문하는지 적어 두면 단가 다툼이 생기지 않습니다. |
발주서 작성 방법
- 발주번호, 발주일, 납기, 납품 장소, 기준 견적을 입력합니다.
- 발주처(우리 회사)와 공급처(업체) 정보를 채우고 발주 담당자를 적습니다.
- 발주 품목 칸에 "품목 / 규격 / 수량 / 단가"를 한 줄씩 넣으면 공급가액이 계산됩니다.
- 부가세 별도·포함을 고르고 결제 조건과 비고를 적습니다.
- 미리보기로 수량과 금액을 확인한 뒤 PDF로 저장해 보내거나 출력해 직인을 찍습니다.
- 업체의 수주 확인(서명이나 회신 메일)을 받아 두고, 납품 때 이 발주서와 대조해 검수합니다.
작성할 때 주의할 점
- 늘 거래하는 상인끼리는 발주를 받은 업체가 지체 없이 거절하지 않으면 주문을 받아들인 것으로 봅니다. 그래도 발주하는 쪽은 업체의 수주 확인을 받아 두어야 납기를 두고 다툴 일이 없습니다.
- 제조나 가공을 맡기는 하도급 거래라면 원사업자는 작업이 시작되기 전까지 위탁 내용을 적은 서면을 발급해야 합니다. 발주서가 그 서면 역할을 하니 대금, 납기, 검사 방법을 빠뜨리지 마세요.
- 단가가 견적서와 달라졌다면 발주서에 바뀐 단가와 이유를 적고 업체의 확인을 받아 두세요.
- 급하게 전화로 주문했더라도 같은 날 발주서를 보내 두면 수량이나 단가를 두고 말이 엇갈리는 일이 줄어듭니다.
관련 법령
- 상법 제53조
- 상시 거래관계에 있는 상인에게서 영업 부류에 속한 계약의 청약을 받은 상인은 지체 없이 승낙 여부를 알려야 하며, 알리지 않으면 승낙한 것으로 봅니다.
- 하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조
- 원사업자는 수급사업자에게 제조 등을 위탁할 때 작업 착수 전까지 하도급대금, 납기 등을 적은 서면을 발급해야 합니다.
발주서 양식 미리보기
그림을 누르면 크게 볼 수 있습니다.
발주서 자주 묻는 질문
발주서를 보내면 바로 계약이 성립하나요?
발주서는 주문(청약)이라 공급업체가 받아들여야 계약이 성립합니다. 다만 늘 거래하는 상인끼리는 업체가 지체 없이 거절하지 않으면 승낙한 것으로 봅니다.
근거 법령: 상법 제53조
발주서와 견적서는 누가 쓰나요?
견적서는 파는 쪽이 가격을 제안하려고 쓰고, 발주서는 사는 쪽이 그 견적을 보고 주문하려고 씁니다.
발주를 취소하거나 수량을 바꿀 수 있나요?
업체가 발주를 받아들이기 전이라면 취소할 수 있습니다. 이미 수락했거나 제작에 들어갔다면 업체와 합의해야 하고, 그동안 들어간 비용을 물어 줘야 할 수도 있습니다.
발주서에 부가세를 따로 적어야 하나요?
과세 거래라면 공급가액과 부가세를 나눠 적는 것이 보통입니다. 금액만 적어 두면 부가세가 포함된 금액인지를 두고 정산 때 다툼이 생깁니다.
발주서도 보관해야 하나요?
네. 발주서는 거래가 실제로 있었다는 근거라서 세금계산서, 거래명세서와 함께 5년 이상 보관하는 것이 안전합니다.
관련 글
함께 쓰는 서식
금전·거래 서식 더 보기
최종 업데이트 2026년 10월 29일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.