거래명세서 양식

거래명세서가 필요한 경우

• 거래처에 물품을 납품하면서 품목과 수량을 확인받을 때
• 외상 거래를 한 달 동안 모았다가 월말에 한꺼번에 정산할 때
• 월합계 세금계산서를 발행하기 전에 거래처와 금액을 맞춰 볼 때
• 거래처 경리 담당자가 결제 전에 품목별 내역서를 보내 달라고 할 때

거래명세서에 꼭 들어가야 할 내용

거래명세서 작성 방법

1. 공급자(우리 회사)와 공급받는자(거래처)의 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소를 입력합니다.
2. 거래일자를 고르고 업태·종목을 적습니다.
3. 품목 칸에 "품목 / 규격 / 수량 / 단가"를 한 줄에 하나씩 넣으면 공급가액과 합계가 바로 계산됩니다.
4. 부가세 포함 여부, 납품 장소처럼 따로 남길 내용은 비고에 적습니다.
5. 미리보기에서 합계가 거래처에 청구할 금액과 같은지 확인합니다.
6. 같은 내용으로 2부를 출력해 공급자 직인을 찍고, 받는 쪽 담당자의 인수 서명을 받아 1부씩 나눠 가집니다.

작성할 때 주의할 점

• 거래명세서는 세법상 적격증빙이 아닙니다. 사업자가 건당 3만 원을 넘는 비용을 처리하려면 세금계산서나 카드 전표를 따로 받아야 하고, 없으면 거래 금액의 2%를 가산세로 냅니다.
• 월합계 세금계산서는 공급한 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 그 전에 한 달 치 거래명세서 합계와 세금계산서 금액이 같은지 거래처와 맞춰 보세요.
• 받는 쪽 서명이 없는 거래명세서는 증거로서 힘이 약합니다. 납품 현장에서 담당자 이름과 서명을 받고, 물건을 내려놓은 사진이나 문자로 수령 확인을 남겨 두세요.
• 부가세를 따로 받는 거래라면 비고에 "부가세 별도"라고 적어 두세요. 금액만 있으면 부가세가 들어간 금액인지를 두고 정산 때 말이 엇갈립니다.

관련 법령

부가가치세법 제34조

거래처별로 한 달 치 공급가액을 합쳐 세금계산서를 발급할 때는 공급일이 속한 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다.

국세기본법 제85조의3

사업자는 거래에 관한 장부와 증거서류를 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다.

거래명세서 자주 묻는 질문

함께 쓰는 서식

금전·거래 서식 더 보기

• 차용증
• 현금보관증
• 금전소비대차계약서
• 입금표
• 인수증
• 지불각서