다서식
납품서가 필요한 경우
- 발주서를 받고 물품을 거래처 창고나 매장에 직접 가져다줄 때
- 관공서, 학교, 공공기관에 물품을 납품하고 검수를 받아야 할 때
- 주문 물량을 여러 번에 나눠 납품하면서 회차별 수량을 기록해야 할 때
- 대금을 청구하기 전에 수량과 금액부터 확인받고 싶을 때
납품서에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 납품번호와 발주번호 | 어느 주문에 대한 납품인지 발주번호(계약번호)를 적어 대조할 수 있게 합니다. |
| 납품일과 납품 장소 | 실제로 물건을 내려놓은 날짜와 장소를 적습니다. |
| 품목·규격·수량·단가 | 발주서와 같은 품명과 규격으로 적어야 검수가 빨리 끝납니다. |
| 납품 금액 | 품목별 금액과 합계를 적고, 부가세 포함 여부를 비고에 밝힙니다. |
| 납품자 날인 | 납품하는 회사의 상호와 직인을 넣습니다. |
| 검수 확인 | 받는 쪽 검수자의 이름, 검수일, 서명과 검수 결과. 이 칸이 채워져야 납품 완료로 인정받기 쉽습니다. |
납품서 작성 방법
- 납품번호, 발주번호, 납품일, 납품 장소를 입력합니다.
- 공급자(우리 회사)와 수요처(받는 곳)의 정보를 채웁니다.
- 납품 품목 칸에 "품목 / 규격 / 수량 / 단가"를 한 줄씩 입력하면 금액과 합계가 계산됩니다.
- 분할 납품 여부나 부가세 포함 여부처럼 따로 알릴 내용을 비고에 적습니다.
- 2부를 출력해 물품과 함께 전달하고, 검수자가 실물을 확인한 뒤 검수란에 서명하면 1부를 돌려받아 보관합니다.
작성할 때 주의할 점
- 검수 서명 없이 물건만 두고 오면 나중에 수량이 모자랐다는 주장을 반박하기 어렵습니다. 최소한 받은 사람 이름과 하역 사진이라도 남겨 두세요.
- 공공기관 납품은 검사·검수를 마쳐야 대금을 청구할 수 있습니다. 기관이 요구하는 검수조서나 납품 사진 같은 첨부 서류를 미리 확인하세요.
- 받는 쪽이 불량이나 수량 부족을 발견하면 검수 결과 칸에 적고 양쪽이 서명해 두세요. 교환이나 추가 납품 때 기준이 됩니다.
- 납품서 금액과 나중에 발행하는 세금계산서 금액이 다르면 거래처 경리 부서에서 결제가 멈추는 일이 많습니다. 부가세 포함 여부까지 맞춰 두세요.
관련 법령
- 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 제14조
- 국가기관은 계약상대자가 납품을 마치면 계약서와 관계 서류에 따라 검사해야 합니다.
- 같은 법 시행령 제55조
- 이 검사는 계약상대자에게서 이행을 마쳤다는 통지를 받은 날부터 14일 안에 끝내야 합니다.
납품서 양식 미리보기
그림을 누르면 크게 볼 수 있습니다.
납품서 자주 묻는 질문
납품서와 거래명세서는 무엇이 다른가요?
납품서는 물건을 가져다주면서 납품 사실과 검수를 확인받는 서류이고, 거래명세서는 거래 품목과 금액을 정리해 대금 정산의 근거로 쓰는 서류입니다. 한 장으로 둘을 겸하는 회사도 있지만 공공기관은 납품서와 검수 서류를 따로 요구하는 경우가 많습니다.
납품서와 인수증은 누가 쓰나요?
납품서는 물건을 가져다주는 공급자가 쓰고, 인수증은 물건을 받은 쪽이 받았다는 확인으로 써 줍니다. 납품서의 검수 확인란에 서명을 받으면 인수증을 따로 받지 않아도 되는 경우가 많습니다.
검수는 언제까지 받아야 하나요?
민간 거래는 계약에서 정한 기간을 따르고, 상인끼리의 거래라면 받는 쪽이 지체 없이 검사해야 합니다. 국가기관은 납품 완료 통지를 받은 날부터 14일 안에 검사를 마쳐야 합니다.
근거 법령: 같은 법 시행령 제55조
납품서에 단가를 꼭 적어야 하나요?
계약 금액을 현장에 알리기 싫다면 단가 없이 수량만 적은 납품서를 쓰기도 합니다. 다만 대금 청구의 근거로 쓰려면 단가와 금액이 있는 편이 좋습니다.
나눠서 납품할 때는 어떻게 쓰나요?
회차마다 납품서를 따로 발행하고 비고에 "3회 중 1회차"처럼 적습니다. 발주 수량 가운데 몇 개를 넘겼고 몇 개가 남았는지도 함께 적으면 정산이 쉬워집니다.
검수에서 불량이 나오면 납품서를 다시 써야 하나요?
불량품을 교환해 다시 납품할 때는 새 납품서를 쓰고 비고에 "10월 2일 납품분 교환"처럼 적습니다. 처음 납품서의 검수 결과 칸에는 불량 수량과 처리 방법을 적어 두면 기록이 이어집니다.
관련 글
함께 쓰는 서식
금전·거래 서식 더 보기
최종 업데이트 2026년 10월 29일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.