다서식
납품확인서가 필요한 경우
- 납품과 검수를 마친 업체가 대금 청구 서류에 붙이려고 발주처에 확인을 부탁할 때
- 공공기관 입찰이나 거래처 등록에서 민간 거래 납품 실적을 증명하라는 요구를 받았을 때
- 몇 차례 나눠 들어간 물량을 계약 단위로 묶어 한 장으로 확인받고 싶을 때
- 구매 담당자가 업체의 요청을 받고 회사 이름으로 확인해 줄 양식이 필요할 때
납품확인서에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 계약 정보 | 계약명, 발주번호(계약번호), 계약일. 어느 주문의 납품인지 보여야 세금계산서나 거래명세서와 맞춰 볼 수 있습니다. |
| 납품업체 | 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소, 연락처. 실적 증명에 쓸 확인서라면 사업자등록증과 글자 하나까지 같게 적습니다. |
| 납품 내역 | 납품일, 품목, 규격, 수량, 단가, 금액과 합계. 발주한 수량이 아니라 실제로 들어온 수량을 적습니다. |
| 납품 장소 | 물품을 실제로 받은 창고, 매장, 현장의 주소입니다. |
| 검수 결과 | 검수일과 결과. 수량만 세고 품질 검사가 남았다면 그 상태를 그대로 적어 둡니다. |
| 용도와 제출처 | 대금 청구용인지 실적 증명용인지 밝혀 두면 확인서가 다른 일에 돌려 쓰이는 것을 막을 수 있습니다. |
| 확인 회사와 담당자 | 상호, 대표자, 주소, 사업자등록번호, 확인한 담당자의 이름과 연락처, 회사 직인. 제출처가 사실을 묻는 전화를 걸 수 있게 연락처를 꼭 넣습니다. |
납품확인서 작성 방법
- 보통은 납품업체가 초안을 채워 발주처에 보냅니다. 용도와 제출처, 계약명, 발주번호, 계약일, 납품 장소를 입력합니다.
- 납품업체의 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소, 연락처를 넣습니다.
- 납품 내역에 한 줄에 한 건씩 "납품일 / 품목 / 규격 / 수량 / 단가"를 적으면 금액과 합계, 한글 금액이 계산됩니다. 부가가치세 포함 여부도 고릅니다.
- 검수일, 검수 결과, 검수 의견을 적고 확인하는 회사의 정보와 담당자를 입력합니다.
- 출력해 담당자가 서명하고 회사 직인을 찍습니다. 제출처가 법인인감을 요구하면 인감을 찍고 인감증명서를 함께 냅니다.
- 원본은 납품업체가 보관하고, 낼 때는 계약서·세금계산서·거래명세서 사본을 함께 붙입니다.
작성할 때 주의할 점
- 발주처는 실제로 받은 날짜와 수량만 적어 주세요. 아직 들어오지 않은 물량까지 미리 확인해 주면, 나중에 물량이 모자라도 확인서와 다른 주장을 하기 어려워집니다.
- 상인끼리의 매매라면 받는 쪽은 물건을 받은 뒤 지체 없이 검사하고, 하자나 수량 부족을 찾으면 곧바로 알려야 계약 해제, 대금 감액, 손해배상을 청구할 수 있습니다. "이상 없음"에 표시하기 전에 검수부터 마치세요.
- 하도급 거래라면 원사업자는 납품을 받는 즉시 수령증명서를 내줘야 하고, 받은 날부터 10일 안에 검사 결과를 서면으로 알리지 않으면 합격한 것으로 봅니다. 대금도 받은 날부터 60일 안에 줘야 하니 납품일은 실제로 받은 날로 적습니다.
- 실적 증명에 쓸 때는 확인서 금액과 세금계산서 공급가액, 거래명세서 합계를 똑같이 맞추세요. 부가가치세 포함 금액과 별도 금액이 섞이면 실적 금액을 다시 확인받아야 할 수 있습니다.
- 공공기관 입찰은 기관이 정한 납품실적증명원 양식이 따로 있는 경우가 있습니다. 공고문의 제출 서류 목록을 먼저 보고, 지정 양식이 없을 때 이 확인서를 쓰세요.
관련 법령
- 상법 제69조
- 상인 간 매매에서 매수인은 목적물을 받으면 지체 없이 검사해야 하고, 하자나 수량 부족을 발견하면 즉시 매도인에게 통지해야 계약해제, 대금감액, 손해배상을 청구할 수 있습니다. 즉시 발견할 수 없는 하자를 6개월 안에 발견한 때에도 같고, 매도인이 악의라면 적용하지 않습니다.
- 하도급법 제8조 제2항
- 원사업자는 목적물을 납품받으면 역무 공급을 위탁한 경우가 아닌 한 검사 전이라도 즉시 수급사업자에게 수령증명서를 발급해야 합니다. 건설위탁은 검사가 끝나는 즉시 목적물을 인수합니다.
- 하도급법 제9조 제2항
- 원사업자는 목적물을 받은 날부터 10일 안에 검사 결과를 서면으로 알려야 하고, 이 기간 안에 알리지 않으면 검사에 합격한 것으로 봅니다. 역무 공급 위탁에는 적용하지 않습니다.
- 하도급법 제13조 제1항
- 하도급대금은 목적물 수령일부터 60일 안에서 가능한 짧은 날을 지급기일로 정해 지급해야 합니다.
납품확인서 자주 묻는 질문
납품확인서와 납품서는 무엇이 다른가요?
쓰는 사람이 다릅니다. 납품서는 납품업체가 물건과 함께 내는 서류이고, 납품확인서는 물건을 받은 회사가 받은 사실을 확인해 주는 서류입니다. 받은 쪽 이름과 직인이 들어가기 때문에 다른 기관에 납품 사실을 보여 줄 때 증빙으로 씁니다.
납품확인서에 회사 직인이 꼭 있어야 하나요?
법으로 정한 요건은 없지만, 다른 기관에 낼 확인서라면 직인을 받아 두는 편이 안전합니다. 방위사업청 물품 적격심사 기준의 실적증명원 서식은 민간 거래 실적에 계약서, 세금계산서, 거래명세표를 붙이게 하고, 필요하면 공급받은 쪽 인감증명서를 첨부한 거래사실 확인서를 내게 할 수 있다고 적고 있습니다.
납품확인서만으로 입찰 실적을 인정받을 수 있나요?
제출처 기준에 따라 다릅니다. 기관이 정한 실적증명원 양식이 있으면 그 양식으로 다시 확인받아야 하고, 민간 거래 실적이라면 계약서와 세금계산서 같은 증빙을 함께 요구받을 수 있습니다.
검수가 끝나기 전에 납품확인서를 써 줘도 되나요?
수량만 확인했다면 검수 결과를 "수량 확인 (품질 검사 진행 중)"으로 표시해 써 줄 수 있습니다. 하도급 거래에서는 검사 전이라도 납품을 받은 즉시 수령증명서를 발급해야 하므로, 받은 날짜만큼은 사실대로 적어야 합니다.
확인서를 써 준 뒤에 불량이 발견되면 어떻게 하나요?
상인 간 거래에서 받을 때 바로 알 수 없었던 하자라면, 받은 날부터 6개월 안에 발견해 곧바로 알리면 계약 해제나 대금 감액, 손해배상을 청구할 수 있습니다. 발견한 날 서면으로 통지하고 사진을 남겨 두세요.
나눠서 납품받은 물량은 어떻게 적나요?
한 장에 회차별로 줄을 나눠 납품일을 따로 적으면 됩니다. 계약 물량 가운데 일부만 들어왔다면 검수 의견에 "총 100개 중 60개 납품, 잔량 40개"처럼 남은 수량을 적어 둡니다.
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최종 업데이트 2026년 10월 14일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.