다서식
근로자 명부가 필요한 경우
- 첫 직원을 채용해 인사 서류를 처음 갖출 때
- 근로감독이나 노동청 조사에 대비해 법정 장부를 정리할 때
- 직원의 주소, 계약기간, 업무가 바뀌어 기록을 고쳐야 할 때
- 직원이 퇴사해 퇴직일과 사유를 남겨야 할 때
- 사업장을 여러 곳 운영하면서 사업장별 인력 현황을 따로 관리해야 할 때
근로자 명부에 꼭 들어가야 할 내용
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 성명·성별·생년월일 | 근로자를 특정하는 기본 정보 |
| 주소와 전화번호 | 바뀌면 지체 없이 고쳐 적어야 합니다. |
| 종사하는 업무 | 직무나 담당 업무의 종류 |
| 고용 정보 | 고용일(갱신일)과, 기간을 정한 계약이면 그 기간 |
| 이력 | 경력, 학력, 자격처럼 필요한 이력 |
| 퇴직 정보 | 해고, 퇴직, 사망한 경우 그 날짜와 사유 |
근로자 명부 작성 방법
- 사업장명과 관리번호(사번)를 입력합니다.
- 직원의 성명, 성별, 생년월일, 전화번호, 주소를 적습니다.
- 종사 업무와 고용일을 넣고 계약 형태를 고릅니다. 계약직이면 계약 시작일과 종료일도 넣습니다.
- 이력 칸에 이전 경력을 "기간 / 근무처 / 직위·업무" 순서로 한 줄씩 입력합니다.
- 학력, 병역, 자격, 교육 이수 내역 같은 기타 사항을 필요한 만큼 채웁니다.
- 직원별로 출력하거나 파일로 저장해 보관하고, 퇴직하면 퇴직일과 사유를 추가합니다.
작성할 때 주의할 점
- 기재사항이 바뀌면 지체 없이 고쳐야 합니다. 주소 변경, 계약 갱신, 퇴직이 생길 때마다 바로 반영하세요.
- 근로자 명부와 임금대장은 하나로 합치거나 서식을 바꿔 써도 됩니다. 직원이 많으면 엑셀 목록형으로 관리해도 법정 기재사항만 빠지지 않으면 괜찮습니다.
- 근로자 명부는 해당 직원이 퇴직, 해고, 사망한 날부터 3년간 보존해야 합니다.
- 주민등록번호 전체나 가족사항처럼 법정 기재사항이 아닌 민감한 정보는 꼭 필요할 때만 받으세요. 개인정보 보호법상 수집 근거가 있어야 합니다.
- 사용기간 30일 미만 일용근로자는 작성하지 않아도 되지만, 30일을 넘겨 계속 고용하면 그때부터 명부에 올립니다.
관련 법령
- 근로기준법 제41조
- 사용자는 사업장별로 근로자 명부를 작성하고, 기재사항이 바뀌면 지체 없이 정정해야 합니다.
- 근로기준법 시행령 제20조·제21조
- 기재사항(성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 업무, 고용·퇴직 정보)과 30일 미만 일용근로자의 작성 예외를 정합니다.
- 근로기준법 시행규칙 제16조
- 근로자 명부는 별지 제16호서식으로 작성하되 임금대장과 통합하거나 서식을 바꿔 쓸 수 있습니다.
- 근로기준법 제42조
- 근로자 명부는 3년간 보존해야 합니다.
근로자 명부 자주 묻는 질문
직원이 1명뿐인데도 근로자 명부를 써야 하나요?
네. 근로자 명부 작성 의무는 사업장 규모와 관계없이 적용됩니다. 5인 미만 사업장도 예외가 아닙니다.
근로자 명부를 안 쓰면 어떻게 되나요?
근로감독이나 노동청 진정 조사에서 적발되면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
아르바이트생도 근로자 명부에 올려야 하나요?
네. 단시간 근로자도 근로자이므로 올려야 합니다. 사용기간 30일 미만인 일용근로자만 작성하지 않을 수 있습니다.
엑셀로 관리해도 되나요?
됩니다. 법정 서식을 바꾸거나 임금대장과 합쳐 쓰는 것이 허용되므로, 성명, 생년월일, 주소, 업무, 고용일, 퇴직일 같은 기재사항만 빠지지 않으면 엑셀 파일도 근로자 명부로 인정됩니다.
퇴사한 직원의 명부는 언제 버려도 되나요?
퇴직한 날부터 3년이 지나면 파기해도 됩니다. 보존기간이 끝난 개인정보는 복구할 수 없게 지우거나 파쇄해야 합니다.
근로자 명부에 주민등록번호를 적어도 되나요?
법정 기재사항은 생년월일까지라 주민등록번호 전체는 필요하지 않습니다. 4대보험 신고처럼 법령에 근거가 있는 업무에 쓰는 주민등록번호는 인사 서류에 따로 안전하게 보관하세요.
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최종 업데이트 2026년 9월 25일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.