다서식
사진 칸과 입사·발령 이력, 학력·경력·자격 표를 갖춘 직원 인사기록카드 양식입니다. 근로자 명부 기재사항이 모두 들어가 명부를 겸할 수 있고, 가입 없이 작성해 엑셀·한글·PDF로 받습니다.
인사기록카드는 회사가 직원 한 사람마다 인적사항, 학력·경력·자격, 입사 뒤의 부서 배치와 승진 같은 발령 이력을 한 장에 모아 두는 인사 서류입니다. 민간 회사에 법으로 정해진 서식은 없지만, 근로자 명부에 적어야 하는 성명·성별·생년월일·주소·이력·업무·고용일·퇴직 사항을 빠짐없이 넣으면 명부 역할까지 합니다. 행정부 국가공무원의 인사기록은 「공무원 인사기록·통계 및 인사사무 처리 규정」에 따른 인사 및 성과 기록으로 따로 관리하므로, 이 양식은 회사·병원·학원·단체 같은 민간 사업장에 맞췄습니다.
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사번 : 작성일(최종 수정일) : 20____년 ____월 ____일
| 사 진 (3×4cm) | 성 명 | 한자·영문 | ||
| 생년월일 | 20____년 ____월 ____일 | 성 별 | ||
| 휴대전화 | 이메일 | |||
| 주 소 | ||||
| 비상연락처 | ||||
| 입사일 | 20____년 ____월 ____일 | 입사 구분 | |
| 소속 부서 | 직위·직급 | ||
| 고용 형태 | 계약기간·갱신 | ||
| 담당 업무 | 병 역 | ||
| 퇴직일 | 20____년 ____월 ____일 | 퇴직 사유 |
| No | 기간 | 학교명 | 전공 | 구분 |
|---|---|---|---|---|
| No | 기간 | 회사명 | 부서 · 직위 | 담당 업무 |
|---|---|---|---|---|
| No | 취득일 | 자격 · 면허명 | 발급기관 |
|---|---|---|---|
| No | 관계 | 성명 | 생년월일 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| No | 발령일 | 구분 | 부서 | 직위 · 내용 |
|---|---|---|---|---|
| No | 일자 | 구분 | 내용 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| 개인정보 처리 | 필수 항목은 근로계약 이행과 근로자 명부 작성 등 법령상 의무를 위해 처리하고(개인정보 보호법 제15조 제1항 제2호·제4호), 선택 항목(사진·비상연락처)은 동의하지 않아도 불이익이 없습니다. |
| 선택 항목 동의 | □ 동의함 □ 동의하지 않음 (보유 기간 : ) |
| 본 인 : (인) | 인사 담당 : (인) |
| 항목 | 적는 이유 | 보관 |
|---|---|---|
| 성명·성별·생년월일·주소·이력·업무·고용일·퇴직일과 사유 | 근로자 명부 기재사항 (근로기준법 시행령 제20조) | 퇴직·해고·사망한 날부터 3년 |
| 발령 사항 (승진·전보·휴직·복직) | 고용·퇴직, 승급·감급에 관한 기록 (시행령 제22조) | 3년 |
| 가족사항 | 가족수당 계산의 기초 (근로기준법 제48조 임금대장) | 쓸 목적이 끝나면 파기 (임금대장은 따로 3년) |
| 사진·비상연락처 | 직원이 동의한 선택 항목 | 동의받을 때 알린 기간 |
| 주민등록번호 | 카드에 두지 않음. 4대보험·원천징수 서류에 따로 보관 | 각 법령이 정한 기간 |
| 연말정산 자료 | 카드에 두지 않음 | 법정 신고기한이 지난 날부터 5년 (국세기본법) |
개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편, 2023년 1월 개정)은 다른 법령이 보관 기간을 정해 둔 퇴직자 정보는 그 기간만큼 두되 현직자 정보와 분리해 보관하라고 안내합니다. 보관 기간이 끝난 정보는 개인정보 보호법 제21조에 따라 지체 없이 파기합니다.
| 항목 | 작성 요령 |
|---|---|
| 인적사항 | 성명, 성별, 생년월일, 주소, 연락처. 주민등록번호는 4대보험 신고처럼 법령 근거가 있는 업무 서류에만 두고 이 카드에는 생년월일만 적습니다. |
| 입사·근무 정보 | 입사일, 입사 구분, 부서, 직위, 고용 형태, 담당 업무. 계약직이라면 계약기간과 갱신일까지 적어야 근로자 명부 기재사항이 채워집니다. |
| 학력·경력·자격 | 이력서와 증명서로 확인한 내용만 옮깁니다. 경력은 호봉이나 경력수당을 정하는 근거가 되므로 기간을 연월까지 적습니다. |
| 병역·가족 | 병역은 해당자만 적습니다. 가족은 가족수당이나 건강보험 피부양자 신고처럼 쓸 곳이 있을 때만 받습니다. |
| 발령 사항 | 입사, 승진, 전보, 휴직, 복직, 퇴직을 날짜순으로 쌓아 갑니다. 한 줄에 발령일, 구분, 부서, 직위를 적습니다. |
| 교육·상벌 | 직무 교육 이수, 포상, 징계를 일자별로 남깁니다. 징계는 절차를 거쳐 확정된 처분만 적습니다. |
| 퇴직 사항 | 퇴직일과 사유. 명부를 겸한다면 퇴직한 날부터 3년간 보관해야 하니 빈칸으로 두지 않습니다. |
인사기록카드라는 이름의 서류를 만들 의무는 없습니다. 다만 근로자 명부는 직원이 한 명만 있어도 작성해야 하므로, 명부 기재사항을 모두 넣은 인사기록카드 한 장으로 둘을 함께 관리하는 회사가 많습니다.
근로자 명부는 근로기준법이 기재사항을 정해 둔 법정 장부이고, 인사기록카드는 회사가 필요한 항목을 더해 만드는 내부 기록입니다. 발령·교육·상벌 이력은 명부의 필수 항목이 아니지만 인사기록카드에는 보통 들어갑니다.
적지 않는 쪽이 맞습니다. 주민등록번호는 법령에 구체적 근거가 있을 때만 처리할 수 있어서, 4대보험 취득 신고나 원천징수처럼 근거가 있는 업무 서류에 따로 안전하게 보관하고 카드에는 생년월일만 둡니다.
가족수당을 주거나 건강보험 피부양자를 신고하는 등 실제로 쓸 가족만 적습니다. 개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편)도 가족수당 계산에 불가피한 범위에서만 가족 정보를 모으라고 안내합니다. 가족의 학력이나 직업은 적을 이유가 없습니다.
근로자 명부를 겸하고 있다면 퇴직한 날부터 3년이 지난 뒤 폐기합니다. 그동안은 현직자 기록과 나눠 보관하고, 기간이 끝나면 파쇄하거나 복구할 수 없게 지웁니다.
네. 개인정보 보호법 제35조에 따라 직원은 자기 개인정보의 열람을 요구할 수 있고, 회사는 10일 안에 보여 줘야 합니다. 법률이 열람을 막고 있거나 다른 사람의 이익을 부당하게 해칠 우려가 있을 때처럼 정해진 사유가 있을 때만 제한할 수 있습니다.
최종 업데이트 2026년 10월 14일 · 다서식 편집팀. 이 페이지의 안내는 일반적인 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 법령은 개정될 수 있으니 중요한 거래는 전문가와 확인하세요.